Hướng Dẫn 8 Bước Hoàn Tất Tờ Khai Báo Hải Quan Nhập Khẩu

Việc khai báo hải quan nhập khẩu là một bước không thể thiếu để đưa hàng hóa vào thị trường trong nước một cách hợp pháp. Đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là những đơn vị mới bắt đầu, quy trình này có thể phức tạp và đòi hỏi sự chính xác cao. Để hỗ trợ bạn thực hiện kê khai thuận lợi, bài viết này Uniship Logistics sẽ hướng dẫn chi tiết 8 bước thao tác trên phần mềm ECUS5, giúp bạn hoàn tất tờ khai hải quan nhập khẩu một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.

Table of Contents

Tổng Quan Về Tờ Khai Hải Quan Nhập Khẩu

Tờ khai hải quan nhập khẩu là tài liệu quan trọng, cung cấp thông tin đầy đủ về lô hàng nhập khẩu, giúp cơ quan hải quan kiểm soát và xử lý thủ tục thông quan. Các thông tin cơ bản cần khai báo bao gồm:

Đơn vị hải quan cửa khẩu: Nơi lô hàng được kiểm tra và thông quan.
Thông tin công ty xuất khẩu và nhập khẩu: Bao gồm tên, mã số thuế, địa chỉ.
Phương thức và phương tiện vận chuyển: Đường biển, đường hàng không, đường sắt, v.v.
Chi tiết hàng hóa: Tên hàng, số lượng, khối lượng, trị giá, mã HS.
Nghĩa vụ thuế: Thuế nhập khẩu, thuế VAT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường (nếu có).
Các chỉ thị của hải quan: Các yêu cầu hoặc ghi chú bổ sung từ cơ quan hải quan.

Tờ khai hiện hành được quy định theo Thông tư 38/2015/TT-BTC, sử dụng mẫu HQ/2015/NK. Việc nắm rõ các yêu cầu này sẽ giúp doanh nghiệp tránh sai sót và tối ưu hóa quy trình.

8 Bước Thao Tác Trên Phần Mềm ECUS5

Phần mềm ECUS5 là công cụ phổ biến hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện khai báo hải quan nhập khẩu. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết 8 bước để hoàn tất tờ khai một cách chính xác và hiệu quả.

Bước 1: Đăng Nhập Phần Mềm ECUS

Để bắt đầu, bạn cần tải và cài đặt phiên bản mới nhất của phần mềm ECUS5 từ nguồn đáng tin cậy. Sau đó:

Mở phần mềm ECUS5.
Vào mục Hệ thống → Chọn doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
Nhập đầy đủ thông tin tài khoản khai báo, bao gồm mã số thuế và các thông số liên quan.
Nhấn nút Chọn để đăng nhập.

Lưu ý: Đảm bảo thông tin doanh nghiệp được nhập chính xác để tránh lỗi trong quá trình kết nối với hệ thống hải quan.

Bước 2: Thiết Lập Hệ Thống

Trước khi khai báo, bạn cần cấu hình các thông số để đảm bảo kết nối ổn định với hệ thống hải quan VNACCS:

Vào menu Hệ thống → Thiết lập thông số khai báo VNACCS.
Nhập đầy đủ các thông tin yêu cầu.
Nhấn Ghi để lưu cấu hình.
Chọn Kiểm tra kết nối để xác nhận hệ thống hoạt động bình thường.

Việc thiết lập đúng sẽ giúp quá trình truyền dữ liệu tờ khai diễn ra suôn sẻ, tránh gián đoạn không đáng có.

Bước 3: Chọn Tờ Khai Báo

Để đăng ký tờ khai nhập khẩu mới:

Vào menu Tờ khai hải quan → Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA).
Hệ thống sẽ mở giao diện nhập liệu cho tờ khai mới.

Chọn đăng ký mới để khai báo thông tin nhập khẩu hải quan (EDA)

Lưu ý: Hãy kiểm tra kỹ các thông tin trước khi bắt đầu nhập để đảm bảo tính chính xác ngay từ đầu.

Bước 4: Nhập Thông Tin Tại Tab Thông Tin Chung

Tab Thông tin chung là nơi nhập các dữ liệu cơ bản của tờ khai. Các bước thực hiện:

Nhập các chỉ tiêu bắt buộc: Các ô có dấu (*) màu đỏ là thông tin không thể bỏ qua, bao gồm:
- Mã loại hình: Ghi mã loại hình nhập khẩu của doanh nghiệp (ví dụ: A11 cho nhập kinh doanh).
- Cơ quan hải quan: Chọn chi cục hải quan nơi làm thủ tục.
- Phân loại cá nhân/tổ chức: Chọn loại hình giao dịch (cá nhân đến cá nhân, tổ chức đến tổ chức, v.v.).
- Mã bộ phận xử lý: Chỉ định đội thủ tục của chi cục hải quan (nếu có nhiều đội).
- Mã hiệu phương thức vận chuyển: Chọn phương thức vận chuyển (đường biển, đường không, đường sắt, v.v.).
Thông tin xuất nhập khẩu:
- Người nhập khẩu: Hệ thống tự động lấy thông tin từ mã số thuế đã đăng ký.
- Người xuất khẩu: Nhập chính xác thông tin đối tác xuất khẩu (tên, địa chỉ, mã số thuế nếu có).
Thông tin vận đơn:
- Số vận đơn: Nhập số Bill of Lading và ngày phát hành.
- Số lượng kiện và trọng lượng: Điền tổng số kiện và tổng trọng lượng (Gross).
- Mã địa điểm lưu kho: Chọn mã kho dự kiến lưu hàng chờ thông quan.
- Phương tiện vận chuyển: Nhập thông tin tàu, máy bay, hoặc phương tiện khác.
- Ngày hàng đến: Ghi ngày dự kiến hàng cập cảng.
- Địa điểm xếp/dỡ hàng: Nhập Port of Loading và Place of Delivery.

Hệ thống ECUS5 cung cấp hướng dẫn nhập liệu chi tiết ở góc trái dưới màn hình khi bạn nhấp vào từng chỉ tiêu. Hãy làm theo để đảm bảo nhập đúng.

Bước 5: Nhập Thông Tin Tại Tab Thông Tin Chung 2

Tab Thông tin chung 2 tập trung vào thông tin hóa đơn và các khoản điều chỉnh:

Hóa đơn thương mại:
- Chọn phân loại hình thức hóa đơn (A: hóa đơn thương mại, B: chứng từ thay thế, D: hóa đơn điện tử).
- Nhập số hóa đơn, ngày phát hành, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng (FOB, CIF, v.v.), mã đồng tiền, và tổng trị giá hóa đơn.
Tờ khai trị giá:
- Nhập mã phân loại khai trị giá (1, 2, 3, 4, 8, 9, hoặc T).
- Nếu áp dụng phương pháp trị giá giao dịch (6), hệ thống sẽ tự tính toán, bạn không cần nộp tờ khai trị giá riêng.
- Nhập phí vận chuyển, bảo hiểm (quy đổi cùng đồng tiền hóa đơn), và các khoản điều chỉnh như chi phí đóng gói, hoa hồng.

Khai báo nhập khẩu hải quan bằng phần mềm Ecus

Thuế và bảo lãnh:
- Chọn mã xác định thời hạn nộp thuế (D: nộp ngay, hoặc các mã khác nếu có bảo lãnh).
- Nếu có bảo lãnh, nhập thông tin ngân hàng bảo lãnh, số chứng từ, và loại bảo lãnh (chung hoặc riêng).
Thông tin khác: Ghi số hợp đồng, chứng từ CO, hoặc các ghi chú bổ sung (nếu có).

Lưu ý: Đảm bảo mọi thông tin được nhập chính xác để tránh phải sửa đổi bổ sung sau này.

Bước 6: Nhập Thông Tin Tại Tab Danh Sách Hàng

Tab Danh sách hàng yêu cầu khai báo chi tiết về hàng hóa:

Thông tin hàng hóa:
- Nhập tên hàng, nhãn hiệu, model, mã HS, xuất xứ, khối lượng, đơn vị tính, đơn giá hóa đơn.
- Ghi rõ thuế suất nhập khẩu, thuế VAT, và các loại thuế khác (nếu có).
Phân bổ khoản điều chỉnh:
- Nếu tờ khai trị giá có khoản điều chỉnh, vào mục Danh sách hàng → Phân bổ phí.
- Chọn dòng hàng áp dụng hoặc áp dụng cho tất cả dòng hàng.
- Ghi lại thông tin sau khi hoàn tất.
Hàng container:
- Khai báo đính kèm qua nghiệp vụ HYS:
  - Vào menu Nghiệp vụ khác → Đăng ký file đính kèm (HYS).
  - Chọn nhóm xử lý hồ sơ và phân loại thủ tục (A02 – Danh sách container).
  - Nhập số vận đơn, số container, số seal, sau đó nhấn Ghi và lấy số đính kèm.
  - Copy số đính kèm vào tab Thông tin chung 2, mục phân loại đính kèm (ETC).

>>> Xem thêm:

Bước 7: Truyền Tờ Khai Hải Quan

Sau khi hoàn tất nhập liệu:

Nhấn Ghi để lưu tờ khai.
Chọn mã nghiệp vụ 2. Khai trước thông tin tờ khai (IDA) để gửi dữ liệu.
Nhập mã PIN chữ ký số để xác nhận.

Nếu thành công, hệ thống sẽ trả về:

Số tờ khai.
Bản copy tờ khai với thông tin thuế tự động tính toán.

Kiểm tra và xử lý:

Nếu thông tin thiếu sót, sử dụng mã nghiệp vụ IDB để sửa đổi, sau đó truyền lại qua IDA.
Nếu thông tin chính xác, chọn 3. Khai chính thức tờ khai (IDC) để đăng ký chính thức.

Bước 8: Lấy Kết Quả Phân Luồng Và In Tờ Khai

Sau khi khai báo thành công, vào mục 4. Lấy kết quả phân luồng, thông quan để nhận kết quả phân luồng và thông báo tiền thuế.
In tờ khai và tiến hành các bước thông quan tiếp theo theo hướng dẫn của hải quan.

Lưu ý: Kết quả phân luồng sẽ quyết định các bước tiếp theo (luồng xanh, vàng, hoặc đỏ). Hãy chuẩn bị đầy đủ chứng từ để đáp ứng yêu cầu kiểm tra.

Liên hệ ngay qua hotline: 0825.14.14.14 của Uniship Logistics để được tư vấn chi tiết!

>>> Đăng ký nhận ưu đãi nhập hàng trọn gói của Uniship ngay hôm nay

Thông tin liên hệ:

Website: uniship.vn
Hotline: 032.777.8.777
Tổng đài CSKH: 0825.14.14.14
Email: info@uniship.com
Địa chỉ:
VP HN: Số 17 Nguyễn Xiển, P. Hạ Đình, Q. Thanh Xuân, TP Hà Nội
VP Miền Nam: Bãi hàng An Bình, Ga Sóng Thần, Dĩ An, Bình Dương (Trong ga Sóng Thần)
Fanpage: https://www.facebook.com/unishipvn