Trong bối cảnh thương mại quốc tế không ngừng phát triển, Việt Nam ghi dấu ấn với kim ngạch xuất nhập khẩu đạt hơn 683 tỷ USD trong năm 2024, theo số liệu từ Tổng cục Hải quan. Đằng sau những con số ấn tượng này là hàng loạt chứng từ vận tải đảm bảo hàng hóa di chuyển thông suốt qua đường biển, đường bộ và đường hàng không. Vậy chứng từ vận tải là gì, vai trò ra sao, và những quy định mới nhất năm 2025 có gì đáng chú ý? Hãy cùng Uniship khám phá qua bài viết dưới đây!
Chứng Từ Vận Tải Là Gì?
Chứng từ vận tải là các tài liệu do đơn vị vận chuyển – như hãng tàu, hãng hàng không hoặc công ty logistics – phát hành, xác nhận rằng hàng hóa đã được tiếp nhận và cam kết vận chuyển đến điểm đến theo thỏa thuận. Đây không chỉ là giấy tờ hành chính mà còn là bằng chứng pháp lý quan trọng trong giao dịch quốc tế.
Từ thủ tục hải quan, thanh toán quốc tế đến giải quyết tranh chấp, chứng từ vận tải đóng vai trò không thể thay thế, đảm bảo tính minh bạch và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan.
Vai Trò Quan Trọng Của Chứng Từ Vận Tải
Chứng từ vận tải không chỉ đơn thuần là giấy tờ, mà còn là nền tảng pháp lý và vận hành trong chuỗi cung ứng toàn cầu. Dưới đây là những vai trò nổi bật:
Xác Nhận Quyền Sở Hữu Hàng Hóa
Vận đơn, đặc biệt là vận đơn đường biển, không chỉ chứng minh hàng hóa đã được giao cho đơn vị vận chuyển mà còn thể hiện quyền sở hữu lô hàng. Người nắm giữ vận đơn gốc có quyền nhận hàng tại điểm đến, đảm bảo tính an toàn và hợp pháp trong giao dịch.
Cơ Sở Pháp Lý Trong Giao Dịch Quốc Tế
Trong các hợp đồng mua bán quốc tế, chứng từ vận tải là bằng chứng quan trọng để giải quyết tranh chấp, khiếu nại hoặc yêu cầu bồi thường bảo hiểm. Các thông tin như số container, số niêm phong, mô tả hàng hóa giúp xác định rõ trách nhiệm của từng bên.
Hỗ Trợ Thủ Tục Hải Quan
Chứng từ vận tải là thành phần bắt buộc trong bộ hồ sơ hải quan. Thông tin chính xác và đầy đủ giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng, tránh tình trạng lưu kho kéo dài hoặc phát sinh chi phí không đáng có. Ngược lại, sai sót trong chứng từ có thể dẫn đến trả hàng hoặc chậm trễ giao nhận.
Đảm Bảo Thanh Toán Quốc Tế
Trong phương thức thanh toán tín dụng thư (L/C), ngân hàng chỉ giải ngân khi bộ chứng từ, bao gồm vận đơn, được nộp đầy đủ và hợp lệ. Một sai lệch nhỏ trong thông tin có thể khiến doanh nghiệp bị gián đoạn dòng tiền, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Cam Kết Vận Chuyển An Toàn
Khi phát hành chứng từ, đơn vị vận chuyển cam kết giao hàng đúng tuyến, đúng thời gian và đảm bảo an toàn. Đây là cơ sở để doanh nghiệp yêu cầu bồi thường nếu xảy ra mất mát, hư hỏng hoặc giao hàng không đúng cam kết.
Phân Loại Chứng Từ Vận Tải Phổ Biến
Mỗi phương thức vận chuyển yêu cầu các loại chứng từ riêng, phù hợp với đặc điểm và quy trình vận hành. Dưới đây là các loại chứng từ vận tải phổ biến hiện nay:
Vận Đơn Đường Biển (Bill of Lading)
Đây là chứng từ quan trọng nhất trong vận tải đường biển, thường được phát hành bởi hãng tàu hoặc đơn vị giao nhận. Vận đơn đường biển gồm hai loại chính:
-
Vận đơn gốc: Thường phát hành 3 bản, người nhận hàng phải xuất trình bản gốc để nhận hàng.
-
Vận đơn điện giao hàng (Seaway Bill): Không cần bản gốc, phù hợp cho các giao dịch tin cậy, tiết kiệm thời gian.
Vận Đơn Hàng Không (Air Waybill)
Dùng cho vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không, vận đơn này do hãng bay phát hành và chỉ có một bản gốc. Điểm đặc biệt là vận đơn hàng không không thể chuyển nhượng, đảm bảo tính bảo mật và kiểm soát chặt chẽ.
Giấy Gửi Hàng Đường Bộ
Áp dụng cho vận chuyển bằng xe tải hoặc container, cả nội địa lẫn quốc tế. Giấy gửi hàng đường bộ ghi rõ thông tin lô hàng, điểm nhận, điểm giao và thông tin đơn vị vận chuyển, giúp theo dõi hành trình hàng hóa.
Giấy Gửi Hàng Đường Sắt
Được sử dụng trong vận chuyển bằng tàu hỏa, phổ biến ở các tuyến hành lang kinh tế như Trung Quốc – Lào – Việt Nam hoặc Trung Quốc – châu Âu. Chứng từ này đảm bảo thông tin hàng hóa được quản lý chặt chẽ trên các tuyến đường dài.
Quy Định Mới Nhất Về Chứng Từ Vận Tải 2025
Với sự phát triển không ngừng của thương mại quốc tế, các quy định về chứng từ vận tải ngày càng được chuẩn hóa và siết chặt. Từ năm 2025, các doanh nghiệp cần lưu ý những yêu cầu sau:
-
Thông tin rõ ràng, đầy đủ: Chứng từ phải ghi chi tiết thông tin đơn vị vận chuyển, người gửi, người nhận, loại hàng, số lượng, trọng lượng, điểm xuất phát và điểm đến.
-
Chữ ký và dấu xác nhận: Mọi chứng từ cần có chữ ký và dấu của bên vận chuyển để đảm bảo tính hợp pháp.
-
Khai báo điện tử: Thông tin chứng từ phải được nộp qua hệ thống hải quan điện tử, tăng tính minh bạch và hiệu quả quản lý.
-
Yêu cầu vận đơn gốc: Một số tuyến vận chuyển đặc thù vẫn yêu cầu vận đơn gốc để nhận hoặc giao hàng, đặc biệt trong các giao dịch có giá trị cao.
Việc tuân thủ các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ.
>>> Xem thêm:
-
D/O là gì (delivery order)? Phí D/O là gì trong xuất nhập khẩu
-
HS Code là gì? Hướng dẫn tra cứu mã HS Code trong xuất nhập khẩu hàng hóa
Lưu Ý Khi Kiểm Tra Chứng Từ Vận Tải
Để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển chính xác và thông quan nhanh chóng, việc kiểm tra chứng từ là bước không thể bỏ qua. Dưới đây là những lưu ý quan trọng:
-
Kiểm tra thông tin chi tiết: Đối chiếu mã số container, số niêm phong, thông tin hàng hóa, cảng đi và cảng đến để đảm bảo không có sai lệch.
-
Khớp với các chứng từ khác: Thông tin trên vận đơn cần trùng khớp với hóa đơn thương mại (invoice) và danh sách đóng gói (packing list).
-
Nộp đủ bản gốc: Với vận đơn gốc, doanh nghiệp cần nộp đầy đủ các bản chính để được nhận hàng.
-
Tránh sai sót thông tin: Sai tên người nhận hoặc thông tin không khớp có thể dẫn đến chậm thông quan, thậm chí bị trả hàng.
Hy vọng những thông tin mà Uniship cung cấp bạn có thể hiểu rõ hơn về chứng từ vận tải và các quy định mới nhất về vận tải hàng hóa để đảm bảo quá trình nhập hàng và vận chuyển hàng hóa diễn ra suôn sẻ, cuối cùng nếu bạn vẫn còn những thắc mắc về nguồn hàng và vận chuyển hàng hóa Trung – Việt thì hãy liên hệ qua hotline: 0825.14.14.14 của Uniship để được tư vấn và hỗ trợ 24/7.
>>> Đăng ký nhận ưu đãi nhập hàng trọn gói của Uniship ngay hôm nay
Thông tin liên hệ:
Website: uniship.vn
Hotline: 032.777.8.777
Tổng đài CSKH: 0825.14.14.14
Email: info@uniship.com
Địa chỉ:
VP HN: Số 17 Nguyễn Xiển, P. Hạ Đình, Q. Thanh Xuân, TP Hà Nội
VP Miền Nam: Bãi hàng An Bình, Ga Sóng Thần, Dĩ An, Bình Dương (Trong ga Sóng Thần)
Fanpage: https://www.facebook.com/unishipvn
Tiktok: https://www.tiktok.com/@ungnhamuniship
