Nhập hàng chính ngạch Quảng Châu là hình thức giao thương quốc tế hợp pháp giữa doanh nghiệp Việt Nam và nhà cung cấp tại Quảng Châu (Trung Quốc), có đầy đủ hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại và chứng từ hải quan. Hình thức này phù hợp với các doanh nghiệp, xưởng sản xuất và nhà bán hàng muốn đảm bảo tính pháp lý, được xuất hóa đơn VAT và tối ưu thuế. Thời gian vận chuyển trung bình từ 5 – 7 ngày tùy tuyến đường, đảm bảo hàng hóa an toàn và có thể theo dõi liên tục. 

Nhập hàng chính ngạch Quảng Châu là gì? 

Nhập hàng chính ngạch Quảng Châu.

1. Định nghĩa đúng theo pháp luật hải quan

Nhập hàng chính ngạch là hình thức giao thương quốc tế có hợp đồng mua bán ngoại thương, được khai báo hải quan đầy đủ tại cửa khẩu, đóng các loại thuế (thuế nhập khẩu, thuế GTGT) theo quy định của nhà nước.

Cần phân biệt rõ: Nhập chính ngạch không phải là việc “mua hóa đơn VAT” từ một bên thứ ba để bù đắp vào lô hàng đi chui. Hình thức này yêu cầu dòng tiền, chứng từ và luồng hàng phải khớp nhau hoàn toàn trên hệ thống hải quan.

2. 3 rủi ro pháp lý khi nhập tiểu ngạch số lượng lớn

Việc lạm dụng đường tiểu ngạch cho các lô hàng thương mại lớn mang đến những hệ lụy trực tiếp:

• Thu giữ hàng hóa: Quản lý thị trường có thể kiểm tra kho bãi bất cứ lúc nào. Hàng không có tờ khai hải quan hợp lệ sẽ bị tịch thu do vi phạm quy định về nguồn gốc xuất xứ.
• Không hạch toán được chi phí đầu vào: Doanh nghiệp không có hóa đơn đỏ hợp pháp để báo cáo thuế, dẫn đến lợi nhuận ảo cao và phải đóng thuế TNDN vô lý.
• Truy thu thuế và phạt vi phạm: Khi cơ quan thuế thanh tra dòng tiền thanh toán quốc tế không khớp với tờ khai nhập khẩu, doanh nghiệp sẽ bị truy thu và phạt nặng.

3. Đối tượng bắt buộc cân nhắc

Chính ngạch là con đường bắt buộc đối với:

• Xưởng sản xuất: Cần nguyên vật liệu có nguồn gốc rõ ràng để cấu thành giá vốn sản phẩm.
• Showroom, chuỗi bán lẻ: Cần giấy tờ hợp pháp để trưng bày và phân phối trên các kênh chính thống.
• Nhà nhập khẩu thương mại: Cần tối ưu chi phí đầu vào, xây dựng thương hiệu uy tín dài hạn.

So sánh nhập hàng chính ngạch và tiểu ngạch từ Quảng Châu

1. Khi nào tiểu ngạch vẫn còn phù hợp

Tiểu ngạch chỉ nên được sử dụng trong các trường hợp: nhập hàng số lượng nhỏ lẻ dùng cho mục đích cá nhân, mua hàng mẫu để thử nghiệm trước khi nhập lô lớn, hoặc các sản phẩm có giá trị thấp không yêu cầu hạch toán doanh nghiệp.

Quy trình 5 bước nhập hàng chính ngạch Quảng Châu về Việt Nam

Bước 1: Xác định nguồn hàng trên 1688/Taobao và làm việc với nhà cung cấp

Quá trình bắt đầu từ việc tìm kiếm và xác minh năng lực của xưởng sản xuất hoặc nhà cung cấp thương mại trên các nền tảng như 1688, Taobao. Đối với khách hàng B2B như các xưởng lắp ráp hay nhà nhập khẩu thương mại, việc đánh giá hồ sơ doanh nghiệp (hồ sơ pháp lý, lịch sử giao dịch) của đối tác Trung Quốc là bắt buộc.

Khi làm việc, bạn cần đàm phán rõ các điều kiện giao hàng (Incoterms), phổ biến nhất là EXW (giao tại xưởng) hoặc FOB (giao lên tàu/xe tại điểm chỉ định). Đặc biệt lưu ý, nhiều xưởng trên 1688 chỉ tập trung bán nội địa và không có giấy phép xuất khẩu. Do đó, ngay từ đầu, bạn phải yêu cầu họ xác nhận khả năng cung cấp đầy đủ các giấy tờ pháp lý cần thiết, hoặc hỗ trợ thủ tục hải quan đầu xuất.

Bước 2: Chuẩn bị bộ hồ sơ nhập khẩu

Tính hợp pháp và tính nhất quán của bộ chứng từ quyết định tốc độ thông quan của lô hàng. Việc sai lệch dù chỉ một con số giữa các loại giấy tờ cũng có thể dẫn đến việc hàng bị ách tắc hoặc yêu cầu giải trình. Một bộ chứng từ tiêu chuẩn bắt buộc phải có:

• Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract): Thể hiện rõ sự thỏa thuận mua bán, thông tin hai bên, điều khoản thanh toán và các rủi ro pháp lý.

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Chứng từ do người bán phát hành, thể hiện chính xác giá trị thanh toán của lô hàng. Đây là cơ sở cốt lõi để cơ quan hải quan tính thuế.

• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): Chi tiết quy cách đóng gói, số lượng kiện, trọng lượng tịnh (Net weight), trọng lượng cả bì (Gross weight) và kích thước (CBM) để phục vụ việc kiểm đếm thực tế.

• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O Form E): Chứng từ cực kỳ quan trọng giúp doanh nghiệp được hưởng mức thuế suất ưu đãi đặc biệt theo Hiệp định Thương mại tự do ASEAN – Trung Quốc (ACFTA), thường giảm thuế nhập khẩu xuống mức 0% đối với nhiều mã hàng.

Bước 3: Vận chuyển nội địa Trung Quốc về kho biên giới

Sau khi xưởng đóng gói hàng hóa hoàn chỉnh (đánh pallet, đóng kiện gỗ nếu cần thiết để chống sốc), hàng sẽ được điều phối lên xe tải hoặc container nội địa. Chuyến đi thường xuất phát từ xưởng tại Quảng Châu và di chuyển về các kho tập kết giáp ranh Việt Nam như Bằng Tường hoặc Đông Hưng.

Giai đoạn này đòi hỏi đơn vị vận chuyển phải cung cấp mã vận đơn nội địa (tracking code) chuẩn xác. Người mua cần theo dõi sát sao lịch trình di chuyển để tính toán thời gian hàng đến cửa khẩu, từ đó chuẩn bị sẵn sàng cho bước truyền tờ khai, tránh phát sinh phí lưu kho bãi do chờ đợi chứng từ.

Bước 4: Khai báo hải quan, áp mã HS code, nộp thuế nhập khẩu

Khi hàng hóa đến khu vực cửa khẩu, đại lý làm thủ tục hải quan sẽ dùng phần mềm chuyên dụng để truyền tờ khai lên hệ thống điện tử VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan. Đây là bước mang tính quyết định và đòi hỏi chuyên môn cao nhất.

Người khai báo phải đối chiếu hàng hóa thực tế để áp mã HS (Harmonized System) một cách chính xác tuyệt đối. Mã HS này sẽ quyết định mức thuế nhập khẩu và thuế VAT phải nộp. Hệ thống hải quan sau đó sẽ tiếp nhận và phân luồng tờ khai:

• Luồng Xanh: Được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.

• Luồng Vàng: Hải quan sẽ kiểm tra chi tiết bộ chứng từ giấy.

• Luồng Đỏ: Bắt buộc kiểm tra hồ sơ giấy và đưa hàng ra bãi để hải quan kiểm hóa thực tế (kiểm tra bằng máy soi hoặc mở kiện thủ công). Sau khi tờ khai được chấp nhận, doanh nghiệp tiến hành nộp thuế vào Kho bạc Nhà nước để hệ thống tự động giải phóng hàng.

Bước 5: Thông quan, xuất hóa đơn VAT, giao hàng về kho Việt Nam

Sau khi lô hàng hoàn thành thủ tục thông quan cửa khẩu, hàng hóa sẽ được bốc xếp sang hệ thống xe tải nội địa của Việt Nam để vận chuyển về tận kho của doanh nghiệp (showroom, nhà máy).

Lúc này, nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ ủy thác qua một đơn vị logistics có pháp nhân rõ ràng như UNISHIP Logistics, đơn vị ủy thác sẽ tiến hành bàn giao lại toàn bộ hàng hóa vật lý. Cùng với đó, họ sẽ xuất trả hóa đơn Giá trị gia tăng (VAT) cho giá trị lô hàng, kèm theo bộ chứng từ gốc và tờ khai thông quan để doanh nghiệp đưa vào hạch toán chi phí hợp lệ, hoàn tất chu trình nhập khẩu chính ngạch.

Nếu doanh nghiệp chưa có đội ngũ nghiệp vụ chuyên trách để theo sát quy trình nhập hàng Trung Quốc, việc sử dụng dịch vụ Ủy thác nhập hàng Trung Quốc qua UNISHIP Logistics là phương án cần thiết để tối ưu thời gian và đảm bảo an toàn chứng từ.

Chi phí nhập hàng chính ngạch Quảng Châu gồm những khoản nào

Để hạch toán chính xác giá vốn sản phẩm, doanh nghiệp cần nắm rõ 6 nhóm chi phí cấu thành khi tiến hành nhập khẩu:

1. Chi phí hàng hóa (Giá trị Invoice)

Đây là khoản tiền gốc thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp tại Trung Quốc để mua sản phẩm. Giá trị lô hàng bắt buộc phải được thể hiện chính xác và minh bạch trên hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).

2. Phí vận chuyển

Tổng chi phí vận chuyển sẽ bao gồm hai chặng đường chính:

• Vận chuyển nội địa: Cước phí thuê xe chuyển hàng từ xưởng sản xuất đến kho bãi tập kết tại Trung Quốc.

• Vận chuyển quốc tế: Cước phí đưa hàng từ kho/cảng Trung Quốc về đến Việt Nam, thông thường đi qua đường bộ (cửa khẩu biên giới) hoặc đường biển.

3. Chi phí thuế nhập khẩu và VAT

Đây là nghĩa vụ tài chính bắt buộc phải hoàn thành trước khi thông quan hàng hóa:

• Thuế nhập khẩu: Tỷ lệ phần trăm nộp ngân sách nhà nước được tính dựa trên mã HS code của sản phẩm. (Có thể giảm nếu có C/O Form E).

• Thuế Giá trị gia tăng (VAT): Thường áp dụng ở mức từ 8% đến 10% tùy thuộc vào quy định cho từng nhóm ngành hàng hóa.

4. Phí thông quan và hồ sơ

Nhóm chi phí này phục vụ cho công tác xử lý thủ tục tại cửa khẩu hoặc cảng biển, bao gồm:

• Chi phí làm thủ tục truyền tờ khai hải quan.

• Phí kiểm tra chất lượng, giám định chuyên ngành (nếu mặt hàng có yêu cầu).

• Phí nâng hạ, lưu bãi, lưu kho tại cảng hoặc khu vực cửa khẩu trong thời gian chờ giải phóng hàng.

5. Phí dịch vụ ủy thác nhập khẩu

Trường hợp doanh nghiệp không có nghiệp vụ hoặc không muốn trực tiếp đứng tên làm thủ tục, khoản phí này sẽ được trả cho công ty logistics (như UNISHIP Logistics) để họ đại diện pháp nhân xử lý toàn bộ quy trình. Mức phí ủy thác trên thị trường hiện nay thường dao động từ 1% đến 3% tổng giá trị đơn hàng.

6. Phí phát sinh (Tùy chọn)

Tùy thuộc vào đặc thù của lô hàng và yêu cầu từ phía người mua, doanh nghiệp có thể cần chi trả thêm các khoản sau để đảm bảo an toàn tuyệt đối:

• Phí kiểm đếm số lượng thực tế, đối chiếu mẫu mã tại kho đầu nguồn.

• Phí gia cố, đóng kiện gỗ đối với máy móc hoặc hàng hóa dễ vỡ.

• Phí mua bảo hiểm hàng hóa đề phòng rủi ro đền bù trong quá trình vận chuyển.

Rủi ro thường gặp và cách phòng tránh khi nhập chính ngạch

1. Rủi ro sai lệch giá trị khai báo (undervaluation)

Nhiều doanh nghiệp cố tình khai thấp giá trị Invoice để giảm thuế. Hải quan có hệ thống quản lý rủi ro về giá; nếu phát hiện giá quá thấp so với cơ sở dữ liệu, hàng sẽ bị chuyển sang tham vấn giá và truy thu, kèm theo tiền phạt chậm nộp.

2. Rủi ro chọn sai mã HS code dẫn đến truy thu

Việc tự áp mã HS mà thiếu kiến thức chuyên môn rất nguy hiểm. Hải quan có thể chấp nhận tờ khai lúc thông quan, nhưng trong vòng 5 năm kiểm tra sau thông quan, nếu phát hiện sai sót, doanh nghiệp vẫn bị phạt và truy thu toàn bộ khoản chênh lệch.

3. Rủi ro chọn đơn vị vận chuyển thiếu pháp nhân/không xuất được hóa đơn đỏ

Giao lô hàng cho một bên gom hàng cá nhân (forwarder tự do) có thể dẫn đến việc mất hàng hoặc họ không có đủ tư cách pháp nhân để đứng ra làm ủy thác xuất hóa đơn VAT lại cho doanh nghiệp bạn.

Nên tự làm thủ tục hay thuê đơn vị logistics trọn gói?

1. Tiêu chí đánh giá một đơn vị vận chuyển chính ngạch uy tín

Để đảm bảo an toàn, doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ của các đơn vị logistics có năng lực thực sự như UNISHIP Logistics. Các tiêu chí đánh giá bao gồm:

• Pháp nhân công ty rõ ràng, minh bạch.
• Có hệ thống kho bãi ở cả đầu Trung Quốc và Việt Nam.
• Cung cấp hợp đồng dịch vụ và chính sách bảo hiểm hàng hóa cụ thể.

2. Checklist câu hỏi cần hỏi trước khi chọn đối tác

1. Bên anh/chị tự làm thủ tục hải quan hay qua trung gian đại lý khác?
2. Cam kết đền bù bao nhiêu % nếu xảy ra mất mát, hư hỏng trong quá trình vận chuyển?
3. Bảng báo giá đã bao gồm các phí nâng hạ bốc xếp cửa khẩu chưa?

Kết luận 

Chuyển đổi sang phương thức nhập hàng chính ngạch Quảng Châu là bước đi tất yếu để doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và duy trì hoạt động kinh doanh bền vững. Để bắt đầu, nhà nhập khẩu cần chủ động rà soát lại toàn bộ danh mục sản phẩm nhằm xác định chính xác mã HS và biểu thuế hiện hành. Đồng thời, doanh nghiệp phải làm việc sát sao với nhà cung cấp tại Trung Quốc để chốt phương án cung cấp đầy đủ bộ chứng từ hợp lệ, bao gồm Invoice, Packing List và C/O Form E.

Khi phần chứng từ và nguồn hàng đã sẵn sàng, doanh nghiệp nên nhanh chóng ký kết hợp đồng nguyên tắc với một đơn vị uỷ thác chuyên nghiệp như UNISHIP Logistics. Sự phối hợp này sẽ giúp thiết lập một quy trình khai báo hải quan chuẩn xác ngay từ đầu, hạn chế tối đa rủi ro lưu kho bãi và tối ưu hóa chi phí thực tế cho lô hàng đầu tiên.

Thông tin liên hệ:

• Trang web: uniship.vn
• Tổng đài CSKH: 0825.14.14.14 – Phản ánh dịch vụ: 032.777.8.777
• Email: info@uniship.com
• VP HN: Số 17 Nguyễn Xiển, P. Khương Đình, TP Hà Nội

• VP Miền Nam: Bãi hàng An Bình, Ga Sóng Thần, P. Dĩ An, TP HCM
• Fanpage: Uniship Logistics
• TikTok: Ưng Nhâm Uniship
• Youtube: Ưng Nhâm Uniship