Việc nắm vững các quy định vận tải quốc tế là chìa khóa giúp mọi doanh nghiệp và nhà bán hàng vận hành chuỗi cung ứng an toàn, tối ưu chi phí. Trong đó, khái niệm incoterms là gì luôn là câu hỏi đầu tiên mà bất kỳ ai bước chân vào lĩnh vực xuất nhập khẩu cũng cần phải làm rõ. Khi mua bán hàng hóa xuyên biên giới, những tranh chấp về cước phí, hư hỏng hay thủ tục hải quan rất dễ xảy ra nếu hai bên không thống nhất rõ ràng về nghĩa vụ của mình. Sự ra đời của bộ quy tắc Incoterms chính là giải pháp chuẩn hóa toàn cầu, giúp người mua và người bán dễ dàng phân định trách nhiệm, kiểm soát chi phí và quản lý rủi ro trong từng lô hàng.

Incoterms là

Incoterms là gì?

Trong hoạt động thương mại quốc tế, một hợp đồng mua bán không chỉ đơn thuần là việc thỏa thuận số lượng và giá cả hàng hóa, mà còn bao gồm cả một chuỗi hành trình vận chuyển phức tạp qua nhiều cửa khẩu, cảng biển và phương tiện vận tải. Để tránh những hiểu lầm hay tranh chấp phát sinh trong quá trình giao nhận, bộ quy tắc Incoterms đã ra đời như một ngôn ngữ chung cho giao thương toàn cầu.

Incoterms là gì trong xuất nhập khẩu?

Incoterms (viết tắt của International Commercial Terms – Các điều khoản thương mại quốc tế) là bộ quy tắc do Phòng Thương mại Quốc tế (ICC – International Chamber of Commerce) ban hành. Bộ quy tắc này chuẩn hóa các quy định về trách nhiệm, chi phí và rủi ro giữa người bán và người mua trong giao dịch ngoại thương.

Incoterms là gì trong xuất nhập khẩu

Có thể hiểu đơn giản, Incoterms là “quy tắc phân chia trách nhiệm” giữa người mua và người bán trong quá trình đưa hàng từ điểm giao đến điểm nhận. Bộ quy tắc này tập trung giải quyết 3 vấn đề cốt lõi:

Phân chia chi phí: Xác định rõ bên nào trả tiền vận chuyển, bốc xếp, bảo hiểm, thuế hay làm thủ tục hải quan cho từng công đoạn.

Chuyển giao rủi ro: Xác định chính xác thời điểm và địa điểm mà rủi ro hư hỏng, mất mát hàng hóa chuyển từ người bán sang người mua.

Giao hàng: Hàng hóa được giao tại đâu, khi nào và trách nhiệm cung cấp chứng từ vận tải thuộc về ai?

Incoterms 2020 gồm những điều kiện nào?

Bộ quy tắc Incoterms 2020 bao gồm tất cả 11 điều kiện giao hàng chuẩn hóa, được chia thành 4 nhóm chính: E, F, C và D dựa trên chữ cái đầu tiên của từng điều kiện. Danh mục này bao gồm các điều kiện áp dụng cho mọi phương thức vận tải (đường bộ, đường sắt, đường hàng không, đa phương thức) và các điều kiện dành riêng cho vận tải biển hoặc thủy nội địa.

Nhóm E – EXW

Nhóm E – EXW trong incoterms

EXW – Ex Works (Giao tại xưởng):

Người bán giao hàng bằng cách đặt hàng hóa dưới quyền định đoạt của người mua tại cơ sở, nhà máy hoặc kho hàng của mình. Người mua sẽ gánh chịu phần lớn chi phí và rủi ro bắt đầu từ điểm nhận hàng này, bao gồm bốc xếp, vận chuyển, làm thủ tục xuất nhập khẩu. Đây là điều kiện quy định mức trách nhiệm của người bán là thấp nhất trong toàn bộ 11 điều kiện.

Điểm cần nhớ: EXW nghĩa là người mua phải chủ động nhiều nhất trong toàn bộ chuỗi vận tải.

Nhóm F – FCA, FAS, FOB

Nhóm F – FCA, FAS, FOB trong incoterms

Nhóm F bao gồm 3 điều kiện giao hàng:

FCA – Free Carrier (Giao cho người vận tải): Người bán giao hàng cho công ty vận chuyển do người mua chỉ định tại địa điểm thỏa thuận.

FAS – Free Alongside Ship (Giao dọc mạn tàu): Người bán giao hàng khi hàng hóa được đặt dọc mạn tàu do người mua chỉ định tại cảng bốc hàng.

FOB – Free On Board (Giao lên tàu): Người bán hoàn thành nghĩa vụ giao hàng khi hàng hóa đã được đặt an toàn trên boong tàu do người mua chỉ định.

FAS và FOB là các điều kiện chỉ dành riêng cho vận tải biển/thủy nội địa. Trong khi đó, FCA có thể áp dụng linh hoạt cho mọi phương thức vận tải.

Nhóm C – CPT, CIP, CFR, CIF

Nhóm C – CPT, CIP, CFR, CIF trong incoterms

Nhóm C bao gồm 4 điều kiện:

CPT – Carriage Paid To (Cước trả tới): Người bán trả cước phí vận chuyển hàng hóa đến điểm đích thỏa thuận.

CIP – Carriage and Insurance Paid To (Cước và bảo hiểm trả tới): Tương tự CPT nhưng người bán có thêm nghĩa vụ mua bảo hiểm cho hàng hóa.

CFR – Cost and Freight (Tiền hàng và cước phí): Người bán trả chi phí và cước phí đưa hàng đến cảng đích (vận tải biển).

CIF – Cost, Insurance and Freight (Tiền hàng, bảo hiểm và cước phí): Tương tự CFR nhưng người bán mua thêm bảo hiểm đường biển cho lô hàng.

Người bán chịu trách nhiệm thuê và trả cước phí vận chuyển quốc tế chính theo từng điều kiện. Tuy nhiên, việc người bán trả cước phí không đồng nghĩa với việc người bán chịu rủi ro cho đến khi hàng cập bến an toàn. Rủi ro mất mát, hư hỏng đã chuyển sang cho người mua ngay từ thời điểm hàng được giao cho người vận chuyển đầu tiên hoặc giao lên tàu tại nước xuất khẩu. Đây là điểm mà người mới nhập khẩu rất dễ hiểu nhầm.

Nhóm D – DAP, DPU, DDP

Nhóm D – DAP, DPU, DDP trong incoterms

Nhóm D bao gồm 3 điều kiện “đến nơi”:

DAP – Delivered At Place (Giao tại nơi đến): Người bán chịu chi phí và rủi ro đưa hàng đến địa điểm đích thỏa thuận, sẵn sàng để dỡ.

DPU – Delivered at Place Unloaded (Giao tại nơi đến đã dỡ hàng): Tương tự DAP nhưng người bán có thêm trách nhiệm tổ chức dỡ hàng xuống khỏi phương tiện vận tải tại điểm đến.

DDP – Delivered Duty Paid (Giao hàng đã nộp thuế): Đặt trách nhiệm lớn nhất lên người bán. Người bán chịu mọi chi phí và rủi ro để đưa hàng đến điểm đích, bao gồm cả thủ tục thông quan nhập khẩu và các khoản thuế, phí nhập khẩu theo phạm vi điều kiện quy định.

Bảng 11 điều kiện Incoterms 2020 dễ hiểu

Dưới đây là bảng tổng hợp giúp bạn tra cứu nhanh về ý nghĩa, nghĩa vụ chịu cước phí chính và điểm chuyển giao rủi ro của 11 điều kiện trong Incoterms 2020:

Cách phân biệt các Incoterm phổ biến

EXW và FOB khác nhau thế nào?

EXW và FOB khác nhau

Sự khác biệt giữa EXW và FOB thể hiện rõ qua các tiêu chí sau:

Điểm giao hàng: Với EXW, hàng được giao ngay tại kho/xưởng của người bán. Với FOB, hàng phải được vận chuyển và xếp an toàn lên boong tàu tại cảng xuất khẩu.

Trách nhiệm của người bán: Ở điều kiện EXW, người bán chỉ cần chuẩn bị đúng hàng và đóng gói. Ở điều kiện FOB, người bán phải lo thêm khâu vận chuyển nội địa ra cảng, làm thủ tục thông quan xuất khẩu và xếp hàng lên tàu.

Trách nhiệm của người mua: EXW yêu cầu người mua tự lo từ khâu bốc hàng tại xưởng người bán, thông quan xuất khẩu đến vận chuyển quốc tế. FOB giảm bớt tải trọng này khi người mua chỉ bắt đầu chịu trách nhiệm từ khi hàng đã nằm trên tàu.

Chi phí vận chuyển: EXW bắt buộc người mua trả toàn bộ chi phí từ đầu đến cuối. FOB chia đôi: người bán trả chi phí nội địa + hải quan xuất khẩu, người mua trả cước tàu quốc tế + chi phí tại nước nhập khẩu.

Mức độ chủ động của người nhập khẩu: EXW cho phép người mua nắm 100% quyền kiểm soát toàn bộ tuyến đường vận tải nhưng áp lực vận hành rất lớn. FOB giúp người mua tập trung quản lý chặng vận tải quốc tế chính.

Kết luận: EXW đẩy tối đa trách nhiệm và chi phí về phía người mua. Trong khi FOB yêu cầu người bán phải hoàn thành việc đưa hàng lên tàu tại cảng đi.

FOB và CIF khác nhau thế nào?

FOB và CIF khác nhau

Cả FOB và CIF đều chỉ áp dụng cho vận tải biển, nhưng có sự khác biệt cốt lõi ở 3 điểm:

Cước vận chuyển quốc tế: FOB quy định người mua chịu trách nhiệm book tàu và trả cước biển. CIF quy định người bán là bên tìm đơn vị vận chuyển và trả cước biển đến cảng đích.

Bảo hiểm hàng hóa: Điều kiện FOB không bắt buộc người bán mua bảo hiểm. Điều kiện CIF bắt buộc người bán phải mua bảo hiểm đường biển cho lô hàng để bảo vệ quyền lợi cho người mua.

Thời điểm chuyển giao rủi ro: Dù người bán trả cước tàu trong CIF, nhưng cả FOB và CIF đều có cùng thời điểm chuyển giao rủi ro là khi hàng hóa đã nằm an toàn trên boong tàu tại cảng xuất khẩu.

Mua hàng theo điều kiện CIF không có nghĩa là người bán chịu mọi rủi ro cho đến khi hàng về tới Việt Nam. Nếu hàng gặp sự cố hỏng hóc trên biển, rủi ro vẫn thuộc về người mua (dù người mua sẽ được bồi thường từ hợp đồng bảo hiểm do người bán đã mua cho mình).

CIF và DDP khác nhau thế nào?

CIF và DDP khác nhau

CIF và DDP đại diện cho hai mức độ trách nhiệm hoàn toàn khác nhau của người bán:

Phạm vi trách nhiệm của người bán: CIF giới hạn trách nhiệm giao hàng của người bán tại boong tàu cảng xuất (dù trả cước tới cảng nhập). DDP bắt buộc người bán phải chịu trách nhiệm toàn bộ cho tới khi hàng cập kho người mua.

Địa điểm vận chuyển: CIF chỉ đưa hàng tới cảng biển nước nhập khẩu. DDP đưa hàng về tận kho, địa chỉ nội địa cụ thể do người mua chỉ định.

Thông quan nhập khẩu: Với CIF, người mua tự làm thủ tục hải quan nhập khẩu. Với DDP, người bán đảm nhận luôn việc mở tờ khai và thông quan tại nước nhập khẩu.

Thuế và nghĩa vụ nhập khẩu: CIF quy định người mua tự nộp thuế nhập khẩu và thuế VAT. DDP yêu cầu người bán phải đóng toàn bộ các khoản thuế và phí liên quan để hàng hóa được lưu thông hợp pháp.

Kết luận: DDP đặt trách nhiệm trọn gói lên người bán so với CIF. Tuy nhiên, người mua vẫn cần kiểm tra kỹ thỏa thuận thực tế trong hợp đồng xem DDP đã bao gồm thuế VAT local hay chưa để tránh phát sinh tranh chấp.

Nên chọn Incoterm nào khi nhập hàng Trung Quốc?

Khi làm việc với các nhà cung cấp Trung Quốc trên các sàn thương mại điện tử như 1688, Taobao hay làm việc trực tiếp với xưởng, việc lựa chọn đúng điều kiện Incoterms sẽ quyết định trực tiếp đến giá vốn, mức độ rủi ro và tính chủ động trong khâu vận tải của bạn.

Khi nào nên chọn EXW khi nhập hàng Trung Quốc?

Nên chọn EXW khi nhập hàng Trung Quốc khi

Điều kiện EXW là lựa chọn phù hợp khi:

Bạn muốn tự chủ động hoàn toàn về logistics: Bạn muốn tự quản lý toàn bộ chuỗi vận chuyển từ kho xưởng Trung Quốc về đến Việt Nam để tối ưu chi phí.

Đã có đơn vị vận chuyển/Forwarder hỗ trợ tại Trung Quốc: Bạn hợp tác với một đơn vị logistics uy tín có kho bãi tiếp nhận hàng, xe trung chuyển nội địa Trung Quốc và khả năng xử lý thủ tục xuất khẩu tại các cửa khẩu/cảng biển.

Có khả năng kiểm soát tốt các khâu tiếp theo: Bạn nắm rõ quy trình đóng gói, bốc xếp và theo dõi sát sao lộ trình di chuyển của lô hàng.

Khi nào FOB phù hợp với người nhập hàng Trung Quốc?

FOB phù hợp với người nhập hàng Trung Quốc khi

Điều kiện FOB là một trong những phương án phổ biến nhất đối với người nhập hàng kinh doanh từ Trung Quốc vì các lý do:

Chủ động chặng vận tải quốc tế: Phía xưởng Trung Quốc sẽ tự lo khâu đóng gói, vận chuyển nội địa và làm thủ tục thông quan xuất khẩu tại cảng/cửa khẩu Trung Quốc. Bạn chỉ cần tập trung quản lý chặng vận chuyển quốc tế về Việt Nam.

Có đối tác logistics tin cậy tại Việt Nam: Đơn vị vận chuyển của bạn tại Việt Nam sẽ đứng ra tiếp nhận hàng ngay khi hàng được giao lên tàu/phương tiện vận tải tại Trung Quốc.

Tối ưu cước phí vận chuyển quốc tế: Tự book cước tàu/xe quốc tế thông qua các đơn vị logistics tại Việt Nam giúp bạn kiểm soát giá cước tốt hơn so với việc để xưởng Trung Quốc tự báo giá cước chặng này.

CIF và DDP có gì cần lưu ý?

CIF và DDP cần lưu ý

Mặc dù CIF và DDP giúp người mua “nhàn” hơn trong khâu vận chuyển, nhưng khi đàm phán với xưởng Trung Quốc, bạn cần đặc biệt lưu ý:

Không chỉ nhìn vào giá báo rẻ của nhà cung cấp: Nhiều xưởng báo giá CIF rất cạnh tranh, nhưng khi hàng về đến cảng Việt Nam, người mua lại phải gánh các khoản phí local charges (phí dỡ hàng, phí kho bãi…) cao bất ngờ.

Bản chất giá báo đã bao gồm những gì: Phải làm rõ giá CIF/DDP đó đã bao gồm phí bốc dỡ hai đầu, phí chứng từ, bảo hiểm và chi phí làm thủ tục hải quan hay chưa.

Xác định rõ địa điểm giao hàng chính xác: Với DDP, cần ghi cụ thể địa chỉ kho nhận hàng tại Việt Nam (ví dụ: DDP Kho Hà Nội hoặc DDP Kho TP.HCM) thay vì chỉ ghi tên thành phố chung chung.

Hiểu đúng thời điểm chuyển giao rủi ro: Với CIF, xưởng Trung Quốc trả cước vận chuyển nhưng rủi ro trên đường biển vẫn thuộc về bạn. Nếu hàng hư hỏng do sóng biển, bạn phải tự làm việc với công ty bảo hiểm để đòi bồi thường.

Kiểm tra trách nhiệm thông quan và thuế: Khi chọn DDP, hãy xác nhận kĩ xem nhà cung cấp Trung Quốc hay đơn vị ủy quyền của họ có năng lực pháp lý để đứng ra mở tờ khai thông quan và nộp thuế nhập khẩu/VAT hợp pháp tại Việt Nam cho bạn hay không.

Những lưu ý khi sử dụng Incoterms trong hợp đồng

Để tránh những tranh chấp pháp lý không đáng có khi thương thảo hợp đồng mua bán quốc tế, bạn cần ghi nhớ 4 quy tắc vàng sau:

Những lưu ý khi sử dụng Incoterms trong hợp đồng

Luôn ghi rõ phiên bản Incoterms

Do Incoterms có nhiều phiên bản cùng tồn tại (như Incoterms 2000, Incoterms 2010, Incoterms 2020), bạn bắt buộc phải dẫn chiếu rõ phiên bản áp dụng trong hợp đồng.

Ví dụ chuẩn: FOB Shanghai – Incoterms 2020

Không nên ghi: Chỉ ghi ngắn gọn “FOB Shanghai” vì sẽ dễ gây tranh cãi về nghĩa vụ mua bảo hiểm hay điểm chuyển giao rủi ro theo từng phiên bản.

Ghi rõ địa điểm giao hàng

Tên điều kiện Incoterms bắt buộc phải gắn liền với một địa điểm địa lý cụ thể. Địa điểm càng chi tiết thì trách nhiệm và mốc phân chia chi phí giữa hai bên càng rõ ràng.

Ví dụ: FOB Shanghai Port, China – Incoterms 2020 hoặc DAP Hanoi, Vietnam – Incoterms 2020.

Đừng nhầm giữa chi phí và rủi ro

Đây là lỗi phổ biến nhất của người mới làm xuất nhập khẩu. Hãy luôn nhớ rằng: Bên trả cước phí vận chuyển không nhất thiết là bên chịu rủi ro trong suốt chặng đường đó.

Ví dụ tiêu biểu là các điều kiện nhóm C (CFR, CIF, CPT, CIP): Người bán bỏ tiền ra trả cước vận chuyển đến cảng đích, nhưng rủi ro tổn thất hàng hóa đã chuyển sang cho người mua ngay từ khi hàng được giao cho người vận chuyển đầu tiên tại nước xuất khẩu.

Incoterms không thay thế toàn bộ hợp đồng

Incoterms chỉ là bộ quy tắc hỗ trợ phân chia chi phí, rủi ro và nghĩa vụ giao hàng. Incoterms hoàn toàn không có giá trị thay thế cho hợp đồng mua bán.

Các điều khoản quan trọng khác như: giá trị hợp đồng, phương thức thanh toán (T/T, L/C), quy chuẩn chất lượng sản phẩm, thời hạn giao hàng, chế tài xử lý vi phạm hay cơ quan giải quyết tranh chấp… bắt buộc phải được thỏa thuận chi tiết trong các điều khoản riêng của hợp đồng.

Incoterms là bộ quy tắc chuẩn hóa toàn cầu giúp phân định rõ ràng trách nhiệm, chi phí và thời điểm chuyển giao rủi ro giữa người mua và người bán. Với phiên bản Incoterms 2020 gồm 11 điều kiện, những người kinh doanh nhập hàng Trung Quốc cần đặc biệt nắm vững các điều kiện phổ biến như EXW, FOB, CIF và DDP. Việc hiểu đúng và lựa chọn chính xác điều kiện Incoterm phù hợp không chỉ giúp bạn tối ưu hóa giá vốn, chủ động trong khâu vận hành logistics mà còn phòng ngừa hiệu quả các rủi ro và tranh chấp phát sinh trong quá trình thông quan.

Nếu bạn đang tìm hiểu cách nhập hàng Trung Quốc về Việt Nam theo hình thức chính ngạch, việc hiểu Incoterms sẽ giúp bạn chủ động hơn khi làm việc với nhà cung cấp và đơn vị vận chuyển. Xem thêm giải pháp Nhập hàng Trung Quốc chính ngạch của UniShip để nắm rõ quy trình từ đặt hàng, vận chuyển đến khi hàng về Việt Nam.

Thông tin liên hệ chính thức của Uniship Logistics

Hotline / Zalo hỗ trợ 24/7: 0825.14.14.14 (Tư vấn mã HS Code và biểu thuế miễn phí)

Website chính thức: uniship.vn

Email tiếp nhận thông tin: info@uniship.com

Trụ sở chính : Số 17 đường Nguyễn Xiển, P. Khương Đình, TP Hà Nội