Ký gửi hàng Trung Quốc: Dịch vụ uy tín tại Uniship Logistics

Trong bối cảnh thị trường năm 2026 với những quy định siết chặt về quản lý thị trường và hóa đơn chứng từ, việc tối ưu hóa chi phí đầu vào và làm chủ nguồn cung là bài toán sống còn của mọi nhà kinh doanh. Bên cạnh phương thức ủy thác mua hộ truyền thống, dịch vụ ký gửi hàng Trung Quốc về Việt Nam đang trở thành lựa chọn ưu tiên của các doanh nghiệp chuyên nghiệp nhờ tính chủ động tuyệt đối và khả năng cắt giảm chi phí tối đa.

Hình thức này cho phép bạn tự do tìm kiếm, đàm phán giá sát sàn trực tiếp với xưởng sản xuất tại các nền tảng lớn như 1688, Taobao hay Tmall mà không sợ bị lộ thông tin đối tác cạnh tranh. Lúc này, UniShip sẽ đóng vai trò là trợ thủ logistics đứng sau xử lý toàn bộ quy trình nhận hàng tại tổng kho Trung Quốc, đóng gói gia cố, thực hiện các thủ tục thông quan chính ngạch và luân chuyển dòng hàng an toàn về đến tận kho của bạn tại Việt Nam.

Ký gửi hàng Trung Quốc là gì? Khi nào nên sử dụng?

Định nghĩa ký gửi hàng Trung Quốc

Ký gửi hàng Trung Quốc (hay ủy thác vận chuyển hàng Trung Quốc) là hình thức dịch vụ thương mại mà doanh nghiệp hoặc chủ shop tự thực hiện khâu tìm kiếm nguồn hàng, trực tiếp đàm phán giá cả và hoàn thành thanh toán với nhà cung cấp tại Trung Quốc (qua các nền tảng thương mại điện tử như 1688, Taobao, Tmall, Alibaba hoặc các xưởng sản xuất trực tiếp). Sau đó, doanh nghiệp sử dụng thông tin mã khách hàng và địa chỉ hệ thống kho của một công ty logistics trung gian tại Trung Quốc để nhận hàng.

Trong chuỗi cung ứng này, vai trò của đơn vị logistics là tiếp nhận các kiện hàng nội địa, thực hiện gom hàng, bốc xếp, tối ưu đóng gói, xử lý các thủ tục thông quan hải quan cửa khẩu và luân chuyển dòng hàng an toàn về đến tận tay người nhận tại Việt Nam. Đơn vị vận chuyển hoàn toàn không can thiệp vào nghiệp vụ thương mại, không thu phí dịch vụ mua hộ và không chia phần trăm dựa trên giá trị đơn hàng của bạn.

Ký gửi khác gì dịch vụ mua hộ?

Ký gửi hàng Trung Quốc khác gì dịch vụ mua hộ

Để tối ưu hóa chi phí và quản trị dòng hàng chính xác, doanh nghiệp cần phân biệt rõ bản chất của hai mô hình dịch vụ này qua bảng đối chiếu chi tiết dưới đây:

Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ ký gửi hàng Trung Quốc về Việt Nam?

Hình thức ký gửi hàng Trung Quốc (vận chuyển ủy thác) là giải pháp logistics chuyên sâu, được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp đã hoàn toàn tự chủ được năng lực đầu nguồn nhưng đang gặp rào cản ở việc vận chuyển quốc tế về nước. Cụ thể, dịch vụ này ra đời để phục vụ doanh nghiệp của bạn khi có các điều kiện thực tế sau:

Đã tự chủ khâu tìm kiếm và làm việc với xưởng ruột: Doanh nghiệp đã có mạng lưới nhà cung cấp uy tín tại Trung Quốc, tự đứng ra đàm phán quy cách, sản lượng và các chính sách chiết khấu thương mại mà không cần bất kỳ bên trung gian nào kết nối.

Có khả năng tự thanh toán tiền hàng quốc tế: Bạn đã chủ động được dòng tiền và phương thức thanh toán trực tiếp cho đối tác Trung Quốc (qua tài khoản Alipay doanh nghiệp, WeChat Pay, hoặc chuyển khoản nhà máy qua cổng T/T, L/C).

Thiếu năng lực tự vận hành logistics xuyên biên giới: Doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm hoặc không muốn tự duy trì một bộ phận chuyên trách về thủ tục xuất nhập khẩu, khai báo hải quan cửa khẩu, và không có đầu mối xe container để kéo hàng từ Trung Quốc về Việt Nam.

Vì sao ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn ký gửi thay vì tự vận hành logistics?

Khi đã tự mua được hàng, rào cản lớn nhất của doanh nghiệp chính là làm sao đưa dòng hàng qua biên giới một cách mượt mà, đúng luật và tối ưu chi phí. Thay vì tự mò mẫm quy trình thông quan phức tạp, các doanh nghiệp lớn lựa chọn giải pháp ký gửi hàng Trung Quốc cho một đơn vị logistics chuyên nghiệp vì những lý do chiến lược sau:

Vì sao ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn ký gửi thay vì tự vận hành logistics

Giải quyết triệt để bài toán thủ tục hải quan và pháp lý biên mậu

Mỗi mặt hàng nhập khẩu đều có mã HS Code riêng với những quy định chặt chẽ về thuế, kiểm tra chuyên ngành hoặc xin giấy phép (đối với đồ điện tử, máy móc, hóa chất…). Việc ký gửi hàng cho một công ty logistics có kinh nghiệm giúp doanh nghiệp xóa bỏ hoàn toàn gánh nặng này. Đơn vị vận chuyển sẽ chịu trách nhiệm bóc tách hồ sơ, áp mã HS chuẩn xác và xử lý thông quan luồng xanh, giúp dòng hàng đi qua cửa khẩu một cách hợp pháp.

Linh hoạt gom hàng và tối ưu hóa phương thức vận tải

Doanh nghiệp thường mua hàng từ nhiều xưởng, nhiều tỉnh thành khác nhau tại Trung Quốc. Nếu tự vận chuyển đơn lẻ từng lô, chi phí chặng quốc tế sẽ bị đội lên rất cao. Dịch vụ ký gửi cho phép bạn chỉ định tất cả các xưởng gửi hàng nội địa về một địa chỉ tổng kho tập kết duy nhất của đơn vị logistics tại Trung Quốc. Tại đây, hàng hóa sẽ được gom lại, phân loại, gia cố đóng gói và tối ưu lên nguyên container (FCL) hoặc ghép container (LCL), giúp tiết kiệm tối đa cước phí vận tải chặng dài.

Bảo mật tuyệt đối thông tin nhà cung cấp và đối tác kinh doanh

Khi sử dụng dịch vụ ký gửi hàng hóa, mối quan hệ thương mại giữa bạn và xưởng Trung Quốc được giữ kín tuyệt đối. Đơn vị logistics chỉ tiếp nhận kiện hàng đã đóng gói tại kho Trung Quốc và luân chuyển về Việt Nam theo mã định danh. Doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm rằng thông tin đối tác, nhà máy ruột hay các công thức sản phẩm độc quyền của mình không bị rò rỉ ra ngoài thị trường.

Kiểm soát chính xác kế hoạch nhập hàng và tiến độ dòng vốn

Khi ký gửi hàng Trung Quốc về Việt Nam tại các đơn vị logistics có hạ tầng mạnh, doanh nghiệp sẽ được cung cấp mã tracking để giám sát dòng hàng. Bạn sẽ biết chính xác xe hàng đang ở kho Trung Quốc, đang thông quan tại cửa khẩu hay đã về tới kho Việt Nam theo thời gian thực (Real-time). Sự minh bạch này giúp bộ phận vận hành tại Việt Nam chủ động lên kế hoạch phân phối và cam kết chính xác thời gian giao hàng với đối tác/khách hàng trong nước.

Ký gửi hàng Trung Quốc không đơn thuần là việc thuê người “chở hộ” một kiện hàng. Đối với doanh nghiệp, đây là giải pháp thuê ngoài (Outsourcing) một hệ thống hạ tầng logistics sẵn có – từ tổng kho bãi, đội xe container liên vận cho đến năng lực pháp lý hải quan – giúp doanh nghiệp tinh gọn bộ máy để tập trung 100% nguồn lực vào khâu kinh doanh và phát triển thị trường.

Cách lựa chọn đơn vị ký gửi hàng Trung Quốc uy tín

Giữa bối cảnh hàng loạt cá nhân và đơn vị trung gian mọc lên với những lời chào mời giá rẻ, việc chọn sai đối tác logistics có thể khiến doanh nghiệp phải trả giá bằng cả một quý kinh doanh. Để bảo vệ dòng vốn và duy trì chuỗi cung ứng ổn định, nhà quản trị cần chủ động sàng lọc đơn vị ký gửi hàng Trung Quốc dựa trên bộ tiêu chí kiểm duyệt năng lực thực tế dưới đây:

Cách lựa chọn đơn vị ký gửi hàng Trung Quốc uy tín

Sở hữu hệ thống kho bãi thực tế tại Trung Quốc

Nhiều đơn vị trung gian hiện nay thực chất không có kho bãi riêng mà phải mượn địa chỉ hoặc đi gom hàng qua các đầu mối khác, dẫn đến tình trạng hàng hóa bị dồn ứ, thất lạc và không thể kiểm soát đầu vào.

Đơn vị ký gửi uy tín phải chứng minh được hệ thống kho bãi chính chủ tại các thủ phủ giao thương lớn của Trung Quốc (như Quảng Châu, Thâm Quyến) hoặc gần các cửa khẩu trọng điểm (Bằng Tường, Đông Hưng). Kho bãi phải có địa chỉ rõ ràng, được trang bị hệ thống camera giám sát, máy quét mã vạch và hạ tầng bốc xếp chuyên nghiệp (xe nâng, pallet) để đảm bảo hàng hóa không bị quăng quật hay lưu kho ngoài trời.

Cam kết bằng hợp đồng dịch vụ rõ ràng, có pháp nhân đầy đủ

Tuyệt đối không làm việc với các cá nhân hoặc đơn vị vận chuyển chỉ thỏa thuận miệng hoặc nhắn tin qua Zalo mà không có giấy tờ bảo chứng. Khi xảy ra rủi ro giam hàng hoặc mất hàng, doanh nghiệp sẽ hoàn toàn trắng tay về mặt pháp lý.

Mọi giao dịch ký gửi phải được ràng buộc bằng Hợp đồng vận chuyển hoặc Hợp đồng ủy thác nhập khẩu có đầy đủ tư cách pháp nhân, con dấu của doanh nghiệp Việt Nam. Các điều khoản về trách nhiệm, nghĩa vụ của bên vận chuyển khi xảy ra sự cố phải được quy định rõ ràng, có giá trị hiệu lực pháp lý trước pháp luật.

Có hệ thống tracking tra cứu mã vận đơn theo thời gian thực

Sự mập mờ về lộ trình là dấu hiệu lớn nhất của các đơn vị đi hàng lậu hoặc gom hàng qua trung gian. Doanh nghiệp không thể quản trị kinh doanh nếu liên tục phải rơi vào trạng thái “đoán già đoán non” xem hàng đang ở đâu.

Công ty logistics chuyên nghiệp bắt buộc phải sở hữu nền tảng công nghệ riêng (Website hoặc Ứng dụng di động). Tại đây, ngay sau khi hàng xuất kho, doanh nghiệp có thể nhập mã vận đơn để tự động kiểm tra trạng thái di chuyển của xe hàng theo thời gian thực (Real-time tracking), biết chính xác thời gian đóng bao, xuất kho, thông quan và hạ tải.

Chính sách bảo hiểm và đền bù thiệt hại minh bạch 100%

Rủi ro trong vận tải quốc tế là điều luôn có thể xảy ra do các yếu tố khách quan. Sự khác biệt giữa một đơn vị uy tín và một bên thiếu chuyên nghiệp nằm ở cách họ đối diện và xử lý rủi ro cho khách hàng.

Đơn vị vận chuyển phải có chính sách bảo hiểm hàng hóa công khai. Hãy đặt câu hỏi thẳng thắn: “Nếu hàng bị mất hoặc vỡ nát, tỷ lệ đền bù là bao nhiêu?”. Các đơn vị uy tín như UniShip luôn có điều khoản đền bù 100% giá trị khai báo thương mại của lô hàng nếu lỗi thuộc về bên vận chuyển, thay vì đền bù gấp vài lần tiền cước theo kiểu tượng trưng.

Báo giá trọn gói, minh bạch và không có chi phí ẩn

Chiêu trò báo cước cực rẻ lúc đầu rồi tự ý cộng thêm các khoản phụ phí “trên trời” khi hàng về đến Việt Nam là tình trạng diễn ra rất phổ biến ở các bên trung gian yếu năng lực, gây xáo trộn toàn bộ bài toán tính giá vốn của doanh nghiệp.

Bảng giá ký gửi phải được bóc tách chi tiết theo từng hạng mục rõ ràng: Cước vận chuyển theo khối ( mét khối ) hoặc theo cân (KG), phí thủ tục hải quan, phí nâng hạ, phí bọc lót gia cố (nếu có). Đơn vị uy tín sẽ cam kết mức giá cố định bằng văn bản và không phát sinh bất kỳ khoản chi phí mập mờ nào trong suốt quá trình vận chuyển.

Có năng lực và kinh nghiệm nhập khẩu chính ngạch sâu sắc

Xu hướng siết chặt biên mậu bằng các hàng rào kỹ thuật và pháp lý đồng nghĩa với việc kỷ nguyên của hàng tiểu ngạch đang dần khép lại. Nếu đơn vị vận chuyển không có năng lực khai báo hải quan, lô hàng của bạn có thể bị tịch thu bất cứ lúc nào.

Hãy ưu tiên chọn đối tác có thâm niên và thế mạnh về thông quan chính ngạch. Họ phải am hiểu sâu sắc về phân loại mã HS Code, quy trình kiểm tra chuyên ngành, thông thạo cách chuẩn bị bộ chứng từ hợp pháp (C/O, Invoice, Packing List) để đảm bảo dòng hàng của bạn luôn đi qua cửa khẩu bằng luồng xanh hợp pháp.

Sở hữu đội ngũ nhân sự thông thạo tiếng Trung và xử lý sự cố tại chỗ

Khi hàng hóa gặp trục trặc ngay tại nội địa Trung Quốc (như tài xế Trung Quốc giao sai kho, xưởng đóng gói thiếu hàng), nếu đơn vị logistics không có người cắm chốt tại bản địa, tiến độ xử lý sẽ bị đình trệ nghiêm trọng.

Đơn vị ký gửi phải có đội ngũ nhân sự người bản địa hoặc nhân sự thành thạo tiếng Trung trực chiến 24/7 tại các đầu kho. Họ sẽ là người đại diện giúp doanh nghiệp trực tiếp thương lượng, làm việc và giải quyết các khiếu nại, tranh chấp phát sinh với nhà cung cấp Trung Quốc ngay tại thực địa một cách nhanh chóng nhất.

Quy trình ký gửi hàng Trung Quốc tại UniShip

Trong kỷ nguyên logistics số hóa năm 2026, tối ưu hóa chi phí vận hành kho bãi và quản lý chuỗi cung ứng là bài toán sống còn của các doanh nghiệp B2B, chủ showroom nội thất, nhà phân phối thiết bị và các đơn vị kinh doanh thương mại điện tử. Để giải quyết triệt để áp lực về chi phí mặt bằng và nhân sự, dịch vụ ký gửi hàng hóa chuyên nghiệp tại UniShip Logistics đã trở thành điểm tựa chiến lược hàng đầu.

Với hệ thống kho bãi hiện đại, tiêu biểu là trung tâm khai thác tại khu vực Ga Sóng Thần, P. Dĩ An, TP. HCM, UniShip thiết lập quy trình vận hành khép kín, an toàn tuyệt đối. Dưới đây là cẩm nang chi tiết về quy trình 5 bước ký gửi hàng hóa chuẩn hóa giúp doanh nghiệp làm chủ dòng hàng và tối ưu hóa lợi nhuận kinh doanh.

Bước 1 : Uniship Logistics tiếp nhận yêu cầu ký gửi của khách hàng 
Giai đoạn khởi đầu đóng vai trò quyết định trong việc định hình luồng thông tin chính xác giữa khách hàng và đơn vị logistics, hạn chế tối đa các sai sót về mặt dữ liệu ở các khâu sau.

Tiếp nhận thông tin khách hàng

Doanh nghiệp liên hệ với UniShip và cung cấp thông tin cơ bản về yêu cầu và dịch vụ ký gửi mong muốn. Mọi dữ liệu yêu cầu dịch vụ của đối tác được đồng bộ hóa qua hệ thống Web-app của UniShip hoặc các kênh Hotline, Email chính thức. Bộ phận Chăm sóc khách hàng (CSKH) tiến hành ghi nhận các thông tin định danh bắt buộc của doanh nghiệp bao gồm: Tên đơn vị ký gửi, mã số thuế, người đại diện pháp luật, địa chỉ liên hệ và mục tiêu thương mại của lô hàng (Ký gửi lưu kho phân phối, ký gửi chờ xuất khẩu hoặc ký gửi bán hộ).

Mô tả & phân loại hàng hóa ban đầu

Khách hàng cung cấp danh mục hàng hóa chi tiết (Packing List) bao gồm: Tên thương mại của sản phẩm, chủng loại (hàng gia dụng, linh kiện điện tử, phụ tùng cơ khí, hàng thời trang…), quy cách đóng gói (thùng carton, bao tải, pallet), kích thước phủ bì (Dài x Rộng x Cao) và tổng trọng lượng. Việc khai báo chính xác giúp UniShip dự kiến dung tích kho bãi (tính theo CBM) cần đáp ứng.

Xác định nhu cầu lưu kho & vận chuyển

Mỗi loại hình doanh nghiệp có một đặc thù phân phối riêng. UniShip tiến hành làm rõ:

• Nhu cầu lưu kho: Thời gian lưu kho dự kiến (ngắn hạn theo mùa vụ hay dài hạn dài ngày), yêu cầu về nhiệt độ, độ ẩm chuyên biệt.
• Nhu cầu vận chuyển: Hàng hóa cần bốc xếp tại kho hay cần xe của UniShip đến lấy tận nơi? Lộ trình phân phối chặng cuối (Last-mile delivery) đi các tỉnh thành hay giao nội nội thành?

Báo giá sơ bộ dịch vụ

Dựa trên khối lượng dữ liệu đã thu thập, thuật toán của UniShip tự động xuất bảng báo giá chi phí sơ bộ trong vòng 15 phút. Bảng báo giá này phân rã rõ ràng các hạng mục: Phí lưu kho ước tính (VNĐ/CBM/tháng), phí bốc xếp đầu vào, phí đóng gói (nếu có) và phí vận chuyển tham khảo, giúp doanh nghiệp dễ dàng cân đối ngân sách.

Bước 2 : Ký kết hợp đồng ký gửi hàng Trung Quốc giữa doanh nghiệp và Uniship Logistics

Hợp đồng dịch vụ là bảo chứng pháp lý cao nhất, chuyển hóa toàn bộ thỏa thuận thương mại thành các điều khoản ràng buộc và có tính bắt buộc thực thi trước pháp luật.

Soạn thảo hợp đồng dịch vụ

Phòng Pháp chế của UniShip chịu trách nhiệm soạn thảo hợp đồng dựa trên các điều khoản chuẩn hóa nghiêm ngặt theo quy định của pháp luật. Văn bản quy định chi tiết và chính xác thông tin pháp nhân của hai bên, danh mục đối tượng ký gửi, phương thức giao nhận vật lý, địa điểm lưu kho và thời hạn hiệu lực cụ thể của hợp đồng.

Thỏa thuận biểu phí dịch vụ

Tính minh bạch tài chính được xác lập thông qua phụ lục biểu phí đính kèm, cam kết không phát sinh bất kỳ khoản chi phí ẩn nào trong suốt quá trình vận hành.

Phí lưu kho thường: Tính theo đơn vị VNĐ/CBM/Tháng dựa trên thể tích thực tế hàng hóa chiếm dụng tại kho. Đơn giá áp dụng linh hoạt và tối ưu giảm dần theo tỷ lệ thuận với tổng sản lượng hoặc thời gian cam kết lưu kho của đối tác.

Phí bốc xếp (In/Out): Tính theo đơn vị VNĐ/Tấn hoặc VNĐ/CBM cho mỗi lượt nhập hoặc xuất kho, được tối ưu hóa theo tải trọng xe thực tế. Đặc biệt, UniShip miễn phí 100% chi phí này nếu khách hàng sử dụng dịch vụ xe tải vận chuyển của chính UniShip.

Phí quản lý đơn hàng: Thu theo đơn vị VNĐ/Đơn hàng dưới dạng chi phí cố định theo gói. Khoản phí này chi trả cho toàn bộ tác vụ vận hành tại chỗ gồm in phiếu xuất-nhập, kiểm đếm số lượng, kiểm tra ngoại quan và đồng bộ dữ liệu lên phần mềm.

Điều khoản trách nhiệm & bồi thường:

UniShip quy định rõ ràng chính sách bảo hiểm tài sản nhằm bảo vệ quyền lợi tuyệt đối cho khách hàng:

• Lỗi do vận hành (Thất lạc, hư hỏng do thủ kho hoặc xe nâng): UniShip cam kết bồi thường bồi hoàn 100% giá trị thiệt hại căn cứ theo giá trị khai báo chứng từ. Thời hạn giải ngân dòng tiền bồi thường dứt điểm trong vòng 07 ngày làm việc.
• Trường hợp bất khả kháng (Thiên tai, hỏa hoạn hoành hành diện rộng): Phương án xử lý đền bù được thực hiện đồng bộ theo đúng quy định và tiến độ của đơn vị bảo hiểm thứ ba mà UniShip đã mua gói bảo hiểm rủi ro cho toàn bộ khuôn viên kho bãi.

Ký xác nhận & lưu hợp đồng

Hợp đồng được hoàn tất ký kết thông qua hai hình thức: văn bản giấy truyền thống (ký tên, đóng dấu mộc phát hành 02 bản, mỗi bên lưu giữ 01 bản) hoặc ký số bằng chữ ký điện tử (Token/CA) có giá trị pháp lý tương đương. Sau khi ký kết, mỗi hợp đồng được cấp một mã định danh duy nhất trên hệ thống CRM của UniShip để tự động theo dõi, tra cứu lịch sử và đối soát công nợ định kỳ.

Bước 3 : Tiếp nhận hàng hoá tại kho Trung Quốc – tiến hành kiểm tra và làm thủ tục nhập kho 

Đây là bước thiết lập “hàng rào kỹ thuật” nghiêm ngặt nhằm xác định trách nhiệm pháp lý và bảo vệ toàn vẹn tài sản của cả hai bên trước khi hàng hóa chính thức được đưa vào hệ thống lưu trữ.

Kiểm tra số lượng & tình trạng thực tế

Ngay khi hàng hóa tập kết về kho trung tâm của UniShip, đội ngũ kiểm hóa tiến hành khui kiểm xác suất hoặc toàn bộ theo thỏa thuận trước. Nhân viên đối chiếu trực tiếp số lượng, chủng loại thực tế với bảng kê hàng hóa (Packing List) đã khai báo. Đồng thời, UniShip thực hiện đánh giá ngoại quan toàn diện để phát hiện nhanh các dấu hiệu bao bì bị móp méo, rách rưới, ẩm ướt hoặc có vết cạy mở gây rủi ro cho sản phẩm bên trong.

Phân loại hàng đặc biệt (DG, cồng kềnh)

Hàng hóa đặc thù được bóc tách và xử lý nghiêm ngặt theo hai nhóm riêng biệt:

• Hàng nguy hiểm (DG): Các mặt hàng như pin lithium, hóa chất, bình khí nén bắt buộc phải kiểm tra phiếu MSDS và bố trí tại phân khu biệt lập, đảm bảo an toàn phòng chống cháy nổ.

• Hàng cồng kềnh, quá khổ: Các loại máy móc công nghiệp, nội thất nguyên khối được điều phối bằng xe nâng chuyên dụng (Forklift) và sắp xếp cố định tại khu vực sàn kho mở thay vì đưa lên hệ thống kệ rack tiêu chuẩn.

Xác định giá trị khai báo bảo hiểm

Khách hàng có nghĩa vụ cung cấp đầy đủ các chứng từ chứng minh giá trị gốc của lô hàng bao gồm hóa đơn mua hàng đầu vào, hóa đơn VAT hoặc tờ khai hải quan thông quan (đối với hàng nhập khẩu chính ngạch từ Trung Quốc và các quốc gia khác). Giá trị khai báo được xác lập từ các chứng từ này là căn cứ pháp lý duy nhất để tính phí bảo hiểm hàng hóa, đồng thời là hạn mức đền bù tối đa mà UniShip chịu trách nhiệm chi trả nếu xảy ra sự cố tổn thất.

Lập biên bản tình trạng ban đầu

Sau khi hoàn tất kiểm tra, UniShip lập Biên bản giám định tình trạng hàng hóa ban đầu trên hệ thống. Văn bản ghi nhận chính xác số lượng thực tế kèm mô tả chi tiết các lỗi ngoại quan phát hiện được (nếu có), đồng thời đính kèm hình ảnh và video độ phân giải cao quay chụp trực tiếp tại khu vực kiểm hóa. Biên bản chỉ có hiệu lực pháp lý khi có đầy đủ chữ ký xác nhận của đại diện giao hàng phía đối tác và điều phối viên kho của UniShip.

Sau khi đã kiểm tra và thống nhất với doanh nghiệp về tình trạng hàng hoá ban đầu. Uniship đưa hàng vào kho được số hóa 100%, đánh dấu thời điểm chuyển giao chính thức quyền quản lý và bảo quản tài sản từ khách hàng sang UniShip.

Lập phiếu nhập kho

Ngay khi hàng cập bến, hệ thống tự động khởi tạo Phiếu nhập kho (Goods Receipt Note) dựa trên dữ liệu hợp đồng và biên bản kiểm hóa trước đó. Phiếu này ghi nhận chính xác mốc ngày giờ nhập kho thực tế, định danh nhân viên tiếp nhận, số biển kiểm soát xe giao hàng và danh sách chi tiết toàn bộ các mã phân loại hàng hóa (SKU). Điều này đảm bảo tính minh bạch, giúp khách hàng đối chiếu chính xác luồng hàng đi vào.

Dán nhãn mã vạch / RFID

Để loại bỏ hoàn toàn các rủi ro thất lạc do thao tác thủ công, mọi kiện hàng hoặc pallet hàng đều được định danh kỹ thuật số trước khi đưa lên kệ. UniShip áp dụng mã vạch (Barcode/QR Code) tích hợp đầy đủ thông tin về mã khách hàng, mã SKU, ngày nhập, số lô sản xuất; hoặc thẻ RFID (đối với phân khúc hàng hóa cao cấp) nhằm hỗ trợ quét dữ liệu tầm xa công suất lớn mà không cần tiếp xúc trực tiếp, tối ưu hóa tốc độ kiểm đếm và quản lý tài sản cho chủ hàng.

Cập nhật hệ thống WMS

Nhân viên kho sử dụng thiết bị quét cầm tay (PDA) chuyên dụng để quét đồng thời mã định danh trên kiện hàng và mã định vị tại ô kệ. Dữ liệu này ngay lập tức được đồng bộ về Hệ thống quản lý kho hàng (WMS – Warehouse Management System) trung tâm theo thời gian thực (Real-time). Trạng thái số lượng tồn kho trên tài khoản trực tuyến của khách hàng sẽ ngay lập tức tự động tăng lên tương ứng, giúp bạn chủ động theo dõi biến động hàng hóa mà không cần gọi điện xác nhận.

Phân bổ vị trí lưu kho

Thuật toán thông minh của hệ thống WMS tự động tính toán và chỉ định vị trí lưu kho tối ưu (Put-away) dựa trên đặc tính hàng hóa. Nhóm hàng có tần suất xuất nhập cao (Fast-moving) được ưu tiên xếp ở các tầng thấp, gần cửa xuất để tối ưu tốc độ đóng gói; trong khi đó, các mặt hàng nặng được cố định ở tầng đáy để đảm bảo an toàn kết cấu, còn hàng nhẹ hoặc lưu kho lâu ngày (Slow-moving) được định tuyến lên các tầng cao hoặc khu vực phía trong.

Xác nhận nhập kho với khách hàng

Ngay sau khi kiện hàng cuối cùng được quét định vị lên kệ, hệ thống tự động gửi một thông báo tức thời (qua Email, SMS hoặc Notification trực tiếp từ ứng dụng quản trị) đính kèm file PDF Phiếu nhập kho chính thức có đóng dấu xác nhận điện tử của UniShip. Đây là bằng chứng pháp lý hoàn chỉnh giúp khách hàng hoàn toàn yên tâm rằng toàn bộ lô hàng ký gửi đã được an tọa và bảo quản an toàn tuyệt đối trong kho.

Bước 4 : Thực hiện quy trình khai báo hải quan và thông quan chính ngạch

Đây là hành động bắt buộc phải thực hiện để bảo vệ dòng hàng của doanh nghiệp đi qua cửa khẩu một cách hợp pháp, minh bạch :

Bóc tách hồ sơ và áp mã HS Code: Phòng chứng từ của UniShip tiếp nhận hồ sơ hàng hóa, tiến hành phân tích kỹ thuật, áp mã HS Code chuẩn xác cho từng chủng loại sản phẩm nhằm tối ưu hóa nghĩa vụ thuế và tránh bị phạt do áp sai mã ngành hàng.

Chuẩn hóa bộ chứng từ xuất nhập khẩu: UniShip thay mặt doanh nghiệp hoàn thiện và đồng bộ bộ hồ sơ thông quan bao gồm: Tờ khai hải quan (Customs Declaration), Hóa đơn thương mại (Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Vận đơn quốc tế (Bill of Lading) và các chứng nhận xuất xứ (C/O – nếu có) để hưởng ưu đãi thuế.

Xử lý kiểm tra chuyên ngành & Giấy phép: Đối với các nhóm hàng đặc thù bắt buộc phải kiểm định chất lượng, công bố hợp quy hoặc xin giấy phép nhập khẩu (như đồ điện tử, thiết bị y tế, mỹ phẩm), UniShip phối hợp với các cơ quan chức năng tại cửa khẩu quốc tế thực hiện lấy mẫu kiểm nghiệm, thông quan luồng xanh nhanh chóng.

Nộp thuế và thông quan lô hàng: Tiến hành nộp thuế nhập khẩu và thuế VAT hàng nhập khẩu vào ngân sách nhà nước theo đúng tờ khai hải quan. Ngay khi cơ quan Hải quan cấp quyết định thông quan (Release), lô hàng ký gửi sẽ được xếp lên xe container chuyên tuyến của UniShip để luân chuyển về Việt Nam.

Bước 5 : Hạ tải, giao hàng tận nơi cho doanh nghiệp hoặc đưa hàng vào kho tại Việt Nam

Khi xe container về tới kho Việt Nam, đối với các doanh nghiệp có kho lưu trữ riêng, UniShip tiến hành tháo dỡ, phân loại hàng hóa và thực hiện lệnh điều xe tải nội địa để giao hàng đến tận cửa kho hoặc nhà máy theo đúng địa chỉ yêu cầu của doanh nghiệp. Tại điểm giao nhận, UniShip tiến hành bàn giao đầy đủ hàng hóa nguyên đai nguyên kiện cùng bộ chứng từ nhập khẩu chính ngạch hợp pháp, bao gồm hóa đơn đỏ VAT đầu vào sạch 100% và tờ khai hải quan cho doanh nghiệp.

Đối với các doanh nghiệp không có kho bãi và có nhu cầu lưu trữ tại kho tổng của Uniship tại Hà Nội và TP Hồ Chí Minh, Uniship sẽ tiến hành nhập kho và bảo quản hàng hoá :

Lập phiếu nhập kho điện tử: Hệ thống tự động khởi tạo Phiếu nhập kho (Goods Receipt Note) ghi nhận chính xác mốc ngày giờ nhập kho thực tế, số biển kiểm soát xe container hạ tải và danh sách chi tiết các mã phân loại hàng hóa (SKU).

Dán nhãn mã vạch / Định danh RFID: Mọi kiện hàng hoặc pallet hàng đều được định danh kỹ thuật số bằng Barcode/QR Code chứa thông tin mã khách hàng, mã SKU, số lô; hoặc thẻ RFID (cho hàng cao cấp) nhằm hỗ trợ quét dữ liệu tầm xa công suất lớn, loại bỏ hoàn toàn rủi ro thất lạc thủ công.

Cập nhật hệ thống WMS trực tuyến: Nhân viên sử dụng thiết bị PDA quét đồng thời mã định danh kiện hàng và mã vị trí ô kệ. Dữ liệu ngay lập tức đồng bộ về Hệ thống quản lý kho (WMS) trung tâm theo thời gian thực (Real-time), tự động tăng số lượng tồn kho trên tài khoản trực tuyến của doanh nghiệp.

Phân bổ vị trí lưu kho tối ưu: Thuật toán WMS tự động chỉ định vị trí lưu kho (Put-away). Hàng có tần suất xuất nhập cao (Fast-moving) nằm ở tầng thấp gần cửa xuất; hàng nặng cố định ở tầng đáy; hàng nhẹ hoặc lưu kho dài ngày (Slow-moving) đưa lên tầng cao hoặc khu vực phía trong.

Xác nhận nhập kho với khách hàng: Hệ thống tự động gửi thông báo tức thời (Email/SMS/App) đính kèm file PDF Phiếu nhập kho chính thức có dấu xác nhận điện tử của UniShip, giúp doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm hàng đã an tọa an toàn.

Kiểm soát điều kiện bảo quản hàng hoá :

Hệ thống kho của Uniship sở hữu tiêu chuẩn kỹ thuật nghiêm ngặt để đảm bảo chất lượng hàng hóa của khách hàng luôn nguyên vẹn như lúc ban đầu. Kho bãi được xây dựng kiên cố với nền bê tông chịu lực vững chắc, xử lý bề mặt bằng lớp sơn epoxy cao cấp chống sinh bụi và kháng khuẩn tuyệt đối.

• Thông gió & Nhiệt độ: Kho luôn duy trì nhiệt độ môi trường lý tưởng dưới 30°C và độ ẩm không khí dưới 65% nhờ hệ thống thông gió công nghiệp cưỡng bức kết hợp máy hút ẩm công suất lớn hoạt động liên tục. Điều này giúp ngăn ngừa triệt để tình trạng ẩm mốc, rỉ sét cho các nhóm hàng đặc thù như đồ gỗ nội thất, đồ điện tử hay thời trang.
• An ninh & PCCC: Toàn bộ khuôn viên kho được giám sát chặt chẽ bởi hệ thống camera góc quét 360 độ hoạt động 24/7, kết nối trực tuyến với trung tâm an ninh. Đồng thời, hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC) tự động được trang bị đồng bộ, đạt đầy đủ các tiêu chuẩn nghiệm thu khắt khe của cơ quan chức năng, bảo vệ hàng hóa trước mọi rủi ro hỏa hoạn.

Nếu doanh nghiệp của bạn muốn tìm hiểu chi tiết sâu hơn về năng lực hạ tầng kỹ thuật, các phương thức vận tải quốc tế và bảng giá cước chi tiết, hãy tham khảo ngay bài viết: Vận chuyển hàng Trung Quốc về Việt Nam chính ngạch tại công ty Uniship.

Hiện nay, khi các rào cản kiểm soát pháp lý biên mậu và quản lý thị trường nội địa ngày càng siết chặt, việc tối ưu hóa chi phí logistics không còn là một lựa chọn, mà là năng lực cạnh tranh cốt lõi của mọi doanh nghiệp. Mô hình ký gửi hàng Trung Quốc chính ngạch chính là chìa khóa vàng giúp doanh nghiệp vừa bảo mật tuyệt đối nguồn hàng chiến lược, vừa giải phóng áp lực chi phí mua hộ trung gian để tối ưu hóa biên độ lợi nhuận ròng trên từng sản phẩm.

Giao phó dòng hàng hải ngoại cho một đối tác logistics thực lực như UniShip đồng nghĩa với việc doanh nghiệp của bạn đang đặt tài sản vào một hệ thống quản trị rủi ro an toàn tuyệt đối. Từ hệ thống tổng kho bãi vững chắc tại Trung Quốc, quy trình kiểm đếm nghiêm ngặt, giải pháp tracking thời gian thực, cho đến năng lực thông quan chính ngạch xuất hóa đơn VAT sạch 100% công ty UniShip Logistics tự hào là bạn đồng hành vững chắc đằng sau sự thành công của hàng nghìn doanh nghiệp Việt Nam.

Đừng để những rủi ro tắc biên, mất hàng hay mập mờ chi phí làm kìm hãm đà tăng trưởng chuỗi cung ứng của bạn. Hãy để UniShip đồng hành và đơn giản hóa toàn bộ hành trình dịch chuyển dòng hàng Trung – Việt ngay hôm nay! Bộ phận chuyên viên chứng từ và điều phối luồng hàng của UniShip đã sẵn sàng trực chiến 24/7 để tư vấn lộ trình, áp mã HS Code và tối ưu chi phí trọn gói cho lô hàng của bạn. Liên hệ ngay với chúng tôi qua các kênh thông tin chính thức sau:

Trang web chính thức: uniship.vn

Tổng đài CSKH (24/7): 0825.14.14.14

Hotline phản ánh chất lượng dịch vụ: 032.777.8.777

Email tiếp nhận thông tin: info@uniship.com

Fanpage Facebook: Uniship Logistics

Kênh truyền thông & Chia sẻ kinh nghiệm: Ưng Nhâm Uniship (TikTok / Youtube)

Hệ thống văn phòng & Kho bãi tiếp nhận hàng hóa:

Văn phòng Hà Nội: Số 17 Nguyễn Xiển, Phường Khương Đình, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội.

Kho Miền Nam: Bãi hàng An Bình, Ga Sóng Thần, Phường Dĩ An, TP. Hồ Chí Minh.