Trong ngành vận tải hiện đại, kiểm đếm hàng hóa là một dịch vụ không thể thiếu, góp phần đảm bảo sự chính xác và minh bạch trong quá trình giao nhận. Hoạt động kiểm đếm hàng hóa không chỉ giúp giảm thiểu sai sót và tổn thất khi xử lý đơn hàng mà còn tạo ra các báo cáo đầy đủ, khách quan về số lượng và chất lượng hàng hóa. Qua đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát và tối ưu hóa quy trình vận chuyển, lưu trữ, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về “kiểm đếm hàng hóa là gì” và những lợi ích của dịch vụ kiểm đếm. Hãy cùng Uniship tìm hiểu ngay và khám phá ngay.
Kiểm đếm hàng hóa là gì?
Kiểm đếm hàng hóa là dịch vụ chuyên nghiệp thực hiện việc xác nhận số lượng hàng hóa thực tế trong quá trình giao nhận. Quá trình này không chỉ đơn thuần là đếm mà còn bao gồm việc phân loại, ghi nhận và báo cáo chi tiết số lượng cũng như chất lượng hàng hóa theo yêu cầu của chủ hàng, người vận chuyển hay người nhận hàng.
Kiểm đếm hàng hóa đảm bảo rằng hàng hóa được giao nhận đúng như thỏa thuận. Đồng thời, quy trình kiểm đếm hàng hóa giúp phát hiện và chứng minh các sai lệch về số lượng hoặc chất lượng, từ đó ngăn chặn các hành vi gian lận thương mại và bảo vệ uy tín của các bên liên quan. Dịch vụ kiểm đếm hàng hóa mang lại sự minh bạch, chính xác và hiệu quả trong quản lý và vận chuyển hàng hóa, góp phần tối ưu hóa quy trình kinh doanh.
Khi nào thì kiểm đếm hàng hóa
Trong quá trình giao nhận hàng hóa, việc kiểm đếm được thực hiện tại 2 thời điểm quan trọng nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch:
Kiểm đếm tại thời điểm giao hàng: Quá trình này diễn ra tại nơi bán hàng, thường ở quốc gia xuất khẩu. Mục tiêu là xác nhận số lượng hàng hóa được giao cho đại diện người mua. Kết quả kiểm đếm giúp người mua tính toán chính xác số tiền cần thanh toán cho người bán và làm bằng chứng cho các chứng từ như biên nhận và vận tải đơn của đơn vị vận chuyển.
Kiểm đếm tại thời điểm nhận hàng: Tại nơi nhận hàng, thường ở quốc gia nhập khẩu, việc kiểm đếm lại nhằm xác minh số lượng hàng hóa thực tế mà người mua nhận được. Điều này không chỉ hỗ trợ trong việc nhập kho chính xác mà còn là căn cứ để khiếu nại và bồi thường trong trường hợp phát hiện sự thiếu hụt hàng hóa do quá trình vận chuyển.
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ kiểm đếm hàng hóa
Dịch vụ kiểm đếm hàng hóa không chỉ mang lại sự an tâm mà còn tạo nên nhiều lợi ích thiết thực cho các bên liên quan trong quá trình giao nhận. Dưới đây là những lợi ích nổi bật khi sử dụng dịch vụ kiểm đếm hàng hóa:
Đối với người mua hàng
- Giảm thiểu rủi ro: Xác nhận chính xác số lượng hàng hóa giúp phát hiện sớm các trường hợp thiếu hụt, hư hỏng hay lỗi sản phẩm từ phía nhà sản xuất.
- Tiết kiệm chi phí: Phòng tránh các chi phí phát sinh khi phải đổi trả hàng do thiếu hoặc hư hỏng, từ đó giảm chi phí vận chuyển bổ sung.
- Bằng chứng khiếu nại: Báo cáo kiểm đếm chi tiết là cơ sở vững chắc để xử lý các tranh chấp và khiếu nại về hàng hóa.
- Tuân thủ quy định: Đáp ứng các yêu cầu của hải quan và bộ thương mại khi nhập khẩu hàng hóa, giúp quá trình thông quan được diễn ra suôn sẻ.
Đối với bên bán hàng
- Đảm bảo chất lượng và số lượng: Luôn khẳng định được số lượng và chất lượng hàng hóa xuất kho, tạo dựng lòng tin vững chắc cho khách hàng.
- Giảm thiểu sai sót: Quá trình kiểm đếm giúp phát hiện kịp thời những sai sót trong khâu sản xuất và đóng gói, từ đó giảm rủi ro khi giao hàng.
- Nâng cao uy tín: Dịch vụ kiểm đếm hàng hóa góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và uy tín của nhà cung cấp trên thị trường.
- Hạn chế tranh chấp: Khi có báo cáo kiểm đếm minh bạch, các khiếu nại hay tranh chấp với khách hàng và đối tác sẽ được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả.
Đối với đơn vị vận chuyển trung gian
- Bảo vệ hàng hóa: Kiểm đếm hàng hóa giúp giảm thiểu rủi ro mất mát trong quá trình vận chuyển và xử lý tại các điểm giao nhận.
- Phân loại và theo dõi: Dễ dàng phân loại hàng hóa theo tình trạng nguyên vẹn hay hư hỏng, hỗ trợ quá trình vận chuyển được diễn ra mượt mà.
- Xác minh minh bạch: Báo cáo kiểm đếm là bằng chứng quan trọng khi xảy ra tranh chấp hoặc khiếu nại, giúp xác định rõ trách nhiệm của các bên.
- Cập nhật thông tin kịp thời: Cho phép nắm bắt tình trạng đơn hàng một cách chính xác, từ đó thông báo sớm cho khách hàng về các trường hợp thiếu hụt hay hao hụt.
- Tuân thủ quy định vận tải: Đảm bảo hàng hóa được xác minh hợp lệ theo đúng quy định của các hình thức vận tải như đường bộ, đường biển và đường hàng không.
Quy trình kiếm đếm hàng hóa
Quy trình kiểm đếm hàng hóa đòi hỏi sự tỉ mỉ và nghiêm ngặt nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong từng khâu giao nhận. Cụ thể, quy trình bao gồm các bước sau:
Bước 1: Kiểm tra trong quá trình xếp dỡ hàng
- Các chuyên gia có kinh nghiệm sẽ tiến hành đếm và xác nhận số lượng hàng hóa ngay trong quá trình xếp dỡ, đảm bảo số liệu giao và nhận được ghi nhận chính xác từ ban đầu.
Bước 2: Kiểm tra bao bì và nhãn dán
- Đội ngũ kiểm đếm sẽ kiểm tra kỹ lưỡng bao bì, đóng gói và nhãn dán của từng loại hàng. Việc này giúp xác định số lượng cụ thể và đảm bảo mọi chi tiết của sản phẩm được phản ánh đầy đủ.
Bước 3: Giám sát quy cách đóng gói và vật liệu
- Chuyên viên giám sát sẽ rà soát quy cách đóng gói cùng với chất lượng vật liệu sử dụng, đảm bảo sự phù hợp với danh sách đóng gói (Packing list) cũng như các điều khoản đã được thỏa thuận trong hợp đồng mua bán. Điều này đặc biệt quan trọng để đảm bảo hàng hóa phù hợp với các tiêu chuẩn vận tải, dù là bằng đường biển hay các phương tiện khác.
Bước 4: Xác nhận thông tin nhãn dán
- Cuối cùng, thông tin trên nhãn dán – bao gồm số lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng, tên hàng và ký hiệu vận tải – được kiểm tra và xác nhận chính xác. Báo cáo thu được từ bước này giúp tạo nên cơ sở dữ liệu minh bạch, hỗ trợ việc quản lý hàng hóa hiệu quả và nhanh chóng giải quyết các khiếu nại nếu phát sinh.
>>>Xem thêm:
Quy trình kiểm đếm hàng hóa tại Uniship Logistics
Tại Uniship Logistics, quy trình kiểm đếm hàng hóa được thực hiện bởi đội ngũ nhân viên kho chuyên nghiệp, đảm bảo tốc độ, độ chính xác và sự tỉ mỉ trong từng bước xử lý. Hàng hóa của quý khách luôn được kiểm đếm đầy đủ và báo cáo ngay lập tức, tạo nên sự minh bạch và tin cậy trong quá trình giao nhận. Quy trình kiểm đếm hàng hóa tại Uniship Logistics gồm các bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận và đặt hàng
- Nhân viên Uniship tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng và nhanh chóng tiến hành đặt hàng với nhà cung cấp.
Bước 2: Giao nhận hàng từ nhà cung cấp
- Nhà cung cấp nhận đơn hàng và chuyển hàng về kho của Uniship, đảm bảo giao hàng đúng thời gian và chất lượng như đã cam kết.
Bước 3: Kiểm tra chi tiết tại kho
- Tại kho, đội ngũ nhân viên chuyên trách sẽ tiến hành kiểm đếm hàng hóa theo đúng đơn đặt hàng, bao gồm việc xác nhận số lượng, màu sắc, kích cỡ (size) và các thông số khác của sản phẩm.
Bước 4: Xử lý sau kiểm đếm
- Nếu hàng hóa đủ số lượng: Hàng sẽ được đóng gói, sắp xếp gọn gàng và chuyển về kho tại Việt Nam.
- Nếu phát hiện hàng hóa có vấn đề (thiếu, lỗi…): Uniship sẽ ngay lập tức khiếu nại với nhà cung cấp để xử lý. Đồng thời, khách hàng sẽ được thông báo chi tiết về tình trạng hàng hóa và biện pháp khắc phục. Trong trường hợp có thể xử lý nhanh, Uniship sẽ chờ hàng bổ sung từ nhà cung cấp để giao đủ cho khách; nếu khách hàng cần gấp, số lượng hàng đã kiểm đếm đủ sẽ được chuyển về trước, phần còn lại sẽ được gửi bổ sung ngay khi nhận được hàng từ phía nhà cung cấp.
Tổng kết
Trên đây là những thông tin chi tiết giúp bạn hiểu rõ kiểm đếm hàng hóa là gì và cách thức hoạt động của quy trình kiểm đếm hàng hóa tại Uniship Logistics. Dịch vụ kiểm đếm hàng hóa tại Uniship không chỉ đảm bảo tính chính xác mà còn tạo dựng sự minh bạch trong quá trình giao nhận, giúp bảo vệ tối đa hàng hóa khi nhập khẩu. Nếu như bạn vẫn còn thắc mắc về kiểm đếm hàng hóa hay nhập hàng và vận chuyển hàng hóa Trung – Việt thì bạn có thể liên hệ đến Hotline của Uniship để nhận được hỗ trợ bạn nhé!
>>>Đăng ký nhận ưu đãi nhập hàng trọn gói của Uniship ngay hôm nay
Thông tin liên hệ:
Website: uniship.vn
Hotline: 032.777.8.777
Tổng đài CSKH: 0825.14.14.14
Email: info@uniship.com
Địa chỉ:
VP HN: Số 17 Nguyễn Xiển, P. Hạ Đình, Q. Thanh Xuân, TP Hà Nội
VP HCM: 2399/3A QL 1A, P. An Phú Đông, Quận 12, TP. Hồ Chí Minh
Fanpage: https://www.facebook.com/unishipvn
Tiktok: https://www.tiktok.com/@ungnhamuniship
